Se webbinariet "Att lyckas med Resfria möten" i sin helhet

Se webbinariet Att lyckas med Resfria möten i sin helhet

Den 17 mars bjöd vi in till ett webbinarium där två av våra experter berättade om hur de systematiskt jobbar med resfria möten för att spara tid, pengar, miljö och människa.   

Under webbinariet berörde vi följande frågeställningar:

  • Varför resfria möten?
  • Hur skapar man rätt förutsättningar för resfria möten?
  • Vad har andra bolag gjort för att lyckas med resfria möten?
  • Hur kan vi mäta effekten av resfria möten?

Presentatörer: Maria Emanuelsson, Peter Andersson

Frågor & svar från webbinariet

Fråga 1: Hur ska man tänka som chef kring resfria möten?
Svar: Det är viktigt att inte bara ha resfria möten utan att man hittar en rimlig balans mellan fysiska och resfria möten. Glöm inte att informera, utbilda och förklara ”varför i början, inte bara HUR. Uppmana till aktiv användning och skapa en tydlig struktur och kultur för digitala möten. Det är viktigt med tydlighet och att resfria möten är lika viktiga möten som fysiska. Våga att själva bli mera ”digitalt kompetent”. Peter Andersson skrev en blogg som finns på vår webbplats som handlar om att vara chef på distans. uclarity.com/sv/tips-for-att-leda-pa-distans

Fråga 2: Vilka är dina bästa tips för att lyckas med resfria möten?
Svar: Som organisatör innan mötet: Fundera på mötets upplägg. Presentera en tydlig gärna tidsatt agenda. Fundera på om det ska vara videomöte? Skärmdelning? Workshop? Poll? Vad förväntas av deltagarna? Avsätt några minuter i början av varje möte för socialt småprat och för att alla ska komma igång med tekniken. Säg ditt namn när du ansluter eller lämnar mötet. Gå ”laget runt” och låt alla komma till tals, speciellt i samband med beslut. Tillåt inte tyst acceptans utan ställ direkta frågor. Engagera deltagarna, bryt presentationen för en snabb omröstning eller mini-workshop för att se till att deltagarna är alerta och deltar aktivt under hela mötet.

Fråga 3: Vad är skillnaden mellan en resepolicy och en mötespolicy?
Svar: De flesta organisationer har en resepolicy men inte en mötespolicy. Resepolicyn handlar om hur och när man ska resa i sitt arbete t.ex. vilka transportmedel, hur man bokar etc. Enligt mig är en mötespolicy lika viktig och kanske viktigare. Denna beskriver hur man ska träffas och interagera, inklusive hur man kommer till mötet = resepolicy! Det är ju mötet och INTE resan som faktiskt är det viktigaste. Så har ni ingen mötespolicy, se till att skaffa en och beskriv hur ni vill att anställda ska mötas, inklusive resfria möten. Dock ska man inte ha blind tilltro till att ”policies” automatisk förändrar anställdas beteende, men det kan styra i rätt riktning.

Fråga 4: Hur följer man upp tid och kostnad? Hur kan man mäta effekten av resfria möten?
Svar: De flesta vet redan att uträkningen ser positiv ut, därför ser vi ett relativt litet behov av detaljerad uppföljning. Det är bra att veta hur många möten som hålls via systemloggar, hur många färre resor bokas? Hur mycket pengar har vi sparat på minskade resekostnader. Vad är attityden till det resfria mötet? Kartlägg vilken typ av möten som genomförs i organisationen. Vissa kan man spara mera på än andra, till exempel utbildningar. Frågan är kanske inte enbart vad man kan ”spara” men även vad man kan ”tjäna” som organisation: Nya affärsmodeller? Nytt sätt att hantera kunder?

Fråga 5: Jag jobbar i en stor offentlig organisation där man i vissa delar använder video och digitala möten i stort omfång men i andra delar inte alls. Ledningen och beslutsfattare är inte lika invigda i video och distansmöten. Hur kan man påverka beslutsfattare att satsa mer på digitala möten?
Svar: Vår erfarenhet visar att många beslutsfattare kanske inte riktigt vet vad det innebär med resfria möten. För det första kan många för lite om tekniken och inte riktigt är bekväma med denna. De kanske haft dåliga upplevelser med digitala möten och inte riktigt tycker att det fungerar. För det andra tror många beslutsfattare felaktigt att resfria möten handlar om att ersätta all fysiska möten med digitala. Detta är en hel fel föreställning och oftast handlar det om att komplettera eller ersätta lämpliga typer av fysiska möten med digitala resfria möten.

Ett sätt att övertyga beslutsfattare handlar därför om att informera och kommunicera vad resfria möten innebär och hur det funkar. Organisera en demonstration och visa upp olika scenarios där nyttan är tydlig med resfria möten. Dessutom kan det vara en idé att få de beslutsfattare som faktiskt tror på resfria möten att berätta om deras upplevelser för de personer som är mera skeptiska. Man skulle även kunna presentera potentialen kring digitala möten med externa parter som till exempel kunder eller partners till skeptiska beslutsfattare för att påvisa en annan typ av verksamhetsnytta.

Fråga 6:  Hur ser ni på resfria möten och icke realtidskommunikation som Enterprise Social? Båda är till för att sprida information på ett bättre sätt. Kan man samordna båda i samma initiativ eller ska man ta det stegvis?
Svar: Jag tycker att dessa två går hand i hand. När man inför resfria möten ökar behovet av forum där man kan kommunicera i ett mer socialt och öppet format eftersom man inte får det naturligt vid kaffeautomaten eller över lunchen. Begreppet ”digital arbetsplats” används alltmer i artiklar och bloggar och i detta begrepp inkluderar man ofta både intranät, sociala forum, samarbetsytor, dokumenthanteringssystem, projektportaler och verktyg för realtidskommunikation. Man kan absolut ta det stegvis, men jag tror att en ökad efterfrågan på enterprise social kommer som ett brev på posten när man inför resfria möten.