Tips för att leda på distans

Tips för att leda på distans

I dag blir det alltmer vanligt och accepterat att jobba ihop och inte nödvändigtvis sitta på samma fysiska kontor. Jag tror även att det blir en konkurrensparameter att kunna erbjuda “talanger” att jobba där de bor istället för att flytta till ett fysisk kontor. Det blir normalt att organisation och anställda är mera utspridda än tidigare. Idag fungerar det oftast ganska bra att jobba “virtuellt” med sina kollegor. Det går dock alltid att förbättra det virtuella samarbetet och en viktig förutsättning för att lyckas är ett korrekt konfigurerat ledarskap. Det handlar inte om att göra om ledarskapet men att fokusera det på ett annat sätt när man leder personer som sitter på geografisk utspridda platser.

I detta inlägg ska jag ge lite enkla tips för hur man lyckas som chef med att få ett virtuellt team och ledarskap på plats. Det finns väldigt mycket forskning inom detta område och nederst på sidan hittar du länkar där du kan fördjupa dig lite mera.

Läser man igenom mycket av forskningen är det oftast tre grundläggande frågor som uppkommer från chefer som vill bli bättre på att leda geografisk utspridda grupper:

Hur ofta behöver vi träffas fysiskt?

Vi tror att man kan ersätta många typer av möten med digitala. Dock måste man som gruppering träffas fysiskt med syfte att bygga relationerna starkare och kanske för att ta svåra beslut. Oftast är det rekommenderat att träffas så tidigt som möjligt efter att en gruppering har etablerats. Detta för att bygga relationer och diskutera hur man bäst jobbar ihop: regelverk, rutiner och vett & etikett. Dessutom är det bra att ha stående fysiska möten med ett fast intervall så att det går att planera efter dessa (“Bridging space over time: Global virtual team dynamics and effectiveness“). Man bör alltså träffas fysiskt tidigt när gruppen har bildats och med regelbundna intervaller.

Vilken är den bästa teknologin och digitala lösningen som kan stötta min gruppering?

I och med att teknologi utvecklas så snabbt som den gör så är det väldigt svårt att rekommendera vilken plattform eller leverantör som är bäst lämpad. Försök istället använda de lösningar som redan finns och som uppfyller följande krav:

Enkelhet: snabbt och enkelt att installera, lära sig och använda. När teknologi blir för komplex kommer den inte att användas och inte heller gynna arbetet i virtuella grupperingar. Dock är det viktigt att man faktisk tar sig tid att lära sig hur olika verktyg fungerar. Att kunna använda video- och webbmöteslösningar ger ett stort lyft när man jobbar ihop på distans.

Stabilitet: välj teknologi som är stabil och som fungerar. Telefon, chatt, närvaroinformation, gemensamma dokumentytor och e-mail har funnits ganska länge och räcker väldigt långt för ett effektivt samarbete.

Mobilitet: se till att alla lösningar är mobila och fungerar överallt där det finns nätverk, även i offentliga miljöer.

Se till att alla har rätt verktyg att använda och att alla är utbildade. Se även till att ni sätter upp regelverk för hur du som chef kan vara digitalt tillgänglig och närvarande för alla i gruppen.

Hur koordinerar jag bäst uppgifter bland gruppmedlemmar som finns på många olika geografiska platser?

Många chefer som har anställda på distans upplever ofta att även om man tycker att man gett väldigt tydliga instruktioner för en uppgift, så blir resultatet något helt annat. Hur kommer det sig att det kan vara såpass svårt att ge tydliga instruktioner på distans? Ofta saknas det gemensamma regelverk, principer och förståelse i distribuerade grupperingar. Det är mycket enklare att etablera detta i grupperingar som sitter i samma fysiska omgivning. Dessutom har forskning visat att virtuella team inte har samma informella umgänge i digitalt format som man har i fysiska grupperingar när man träffas för fika, afterwork eller andra sociala aktiviteter.

Ett effektivt ledarskap på distans kräver att man både skapar struktur i gruppen och ett sätt att umgås socialt, även om man inte träffas fysiskt. Det är därför viktigt att uppmana till och aktivt engagera sig socialt som chef via digitala verktyg som videomöten, diskussionsforum och andra former för interaktion. Tänk även på att arrangera digitala fika-stunder som inte bara handlar om ert pågående projekt.  Sedan är det viktigt att fokusera på det sociala när ni träffas fysiskt för att skapa gemensamma förväntningar och regelverk i gruppen.

Vill du läsa vidare finns det ett par länkar här:

Du vet väl även att vi på UClarity erbjuder paketerade utbildningar inom områdena “Leda på distans” och “Virtuella teams“?

Peter är en av UClaritys ledande specialister på IT-kommunikationslösningar med fokus på strategiprojekt samt införande av ny teknologi i verksamheten.