Sveriges mest moderna kommuntelefoni är verklighet!

Sveriges mest moderna kommuntelefoni är verklighet!

Under förra veckan gick Varbergs kommun med UClaritys hjälp över från en traditionell telefoniplattform och hänvisning till en modern, nytänkande och miljösmart kommunikationsplattform med syfte att öka samverkan, tillgänglighet och effektivitet i verksamheten.

“Det här har varit en både intressant och utmanande resa tillsammans med Varbergs kommun. Vi på UClarity är oerhört stolta och glada för att vi har fått vara med på denna resan så här långt och för att vi har fått möjligheten att stötta Varbergs kommun i deras resa mot nytänkande och framåtanda”, säger Johan Cronqvist på UClarity, kundansvarig för Varbergs kommun.

Varbergs kommun lansering

Johan Cronqvist (UClarity), Elin Sundblad (Telefonist Kundservice, Varberg), Mary Todelius (IT-projektledare Varberg), Mathias Huber (UClarity)Lena Thorell (ansvarig projektledare Varbergs kommun) och Tina Koski (UClarity) Lena Thorell (ansvarig projektledare Varbergs kommun) och Tina Koski (UClarity)

Det är många både privata företag, kommuner och myndigheter som de senaste åren pratat om att göra slag i saken och gå från separata telefoni- och samarbetsplattformar och skapa en gemensam kommunikationsplattform, t.ex. baserad på Skype för Företag som primär telefoniplattform, som nu Varbergs kommun har gjort. Men det är endast ett fåtal som tagit detta hela vägen och då främst internationella företag och universitet.

“Vi ser egentligen lika stor verksamhetsnytta inom en organisation som är utspridd inom en kommun som ett internationellt företag utspritt globalt. Dessutom samverkar ju alla offentliga verksamheter med andra kommuner, regioner och myndigheter”, säger Mathias Huber på UClarity, huvudansvarig extern projektledare för att driva detta i hamn.

“Detta är en komplex lösning bakom kulisserna som kräver både engagemang och ansvarstagande, men lyckas man blir det en fantastiskt mycket bättre vardag och användarupplevelse för slutanvändarna – vilket i sin tur kommer att smitta av sig på de drygt 60 000 invånarna i Varbergs kommun och det är ju det allting handlar om i slutändan”, säger Fredrik Blid på UClarity, huvudansvarig lösningsarkitekt i projektet.

“Utöver kommunen involveras ju även Räddningstjänsten Väst, en verksamhet som kan dra stor nytta av samarbetsfunktionerna genom sin delade verksamhet med Falkenbergs kommun”, fortsätter Fredrik Blid.

Linnea Malmkvist (IT-projektledare Varbergs kommun)

Linnea Malmkvist (IT-projektledare Varbergs kommun)

Inom Varberg kommuns IT-avdelning arbetar idag ca 20 personer och de har visat ett oerhört engagemang och intresse för att få detta att bli ett nav inom kommunens kommunikation. Utöver detta finns det en Kundservice organisation som arbetar med att både stötta slutanvändarna med tekniska support och handhavandefrågor, men även tillgodose invånarnas frågor och behov via huvudnumret 0340-88000. Inom snar framtid kommer även kommunens samtliga kanaler, interna som externa övergå till en “Kommungemensam Kundservice”, oavsett kanal och ärende.

Det här handlar om att förbättra medarbetarnas vardag inom kommunen, något som många gånger innebär en stor förändring i hur man arbetar och beter sig. För att tydliggöra förändringarnas syfte har vi skapat ett lanseringsprogram med namnet MiljöSmart Kommunikation där vi jobbar med ledorden Grön, Tillgänglig & Enkel. För att underlätta och stödja förändringen har vi skapat ett handledarprogram där verksamhetsnära medarbetare har fått utbildning för att sin tur kunna agera förebild och lokal utbildare.

Som en extra insats i samband med Go Live under veckan har vi även arbetat med ett koncept som vi kallat för Närakuten, där vi har upprättat ambulerande centraler för att få hjälp och support.

“Det är underskattat hur mycket en grönklädd person med snabba svar och hjälp kan underlätta en övergång och undvika den där första frustrationen i början av en förändringsresa”, säger Tina Koski på UClarity, ansvarig för lanseringsprogrammet för MiljöSmart Kommunikation.

Som kompletterande stödmaterial har UClarity även arbetat en längre tid med framtagandet av animerade korta informations- och instruktionsfilmer där slutanvändarna har kunnat få till sig den mest viktiga och påverkande informationen.

Anders Boustedt (CIO Varbergs kommun)

Anders Boustedt (CIO Varbergs kommun)

“Vi har hållit på ganska länge nu så det är oerhört spännande och roligt att få komma igång”, säger Anders Boustedt, CIO på Varbergs kommun.

“Det finns flera anledningar till att vi byter lösning. Det är mer miljövänligt, det skapar förutsättningar för att jobba smartare och effektivare och vi får en ökad tillgänglighet. Dessutom var den gamla växeln i behov av att bytas ut. Jag är även övertygad om att vi kommer att öka vår servicegrad mot invånarna när vi med större träffsäkerhet kopplar samtal till de som faktiskt är tillgängliga. Då kan ju de som ringer in i högre utsträckning få svar direkt och behöver inte ringa flera gånger”, fortsätter Anders Boustedt.

Go Live dagen inleddes med att Anders intervjuades av Morgon i P4 Radio Halland. Klicka här för att höra intervjun, välj “lyssna från delad tidpunkt”.

Kort om lösningen:

Lösningen består av Skype for Business Server 2015 Enterprise Edition som är installerad on-premises som kommunikationsplattform i Varberg kommuns datacenters. Systemet är konfigurerat med Hög tillgänglighet (High Availability) och Katastrofåterställning (Disaster Recovery) i form av pool-pairing i två separata datahallar med separata telefonianslutningar (SIP) från Telenor. Inom kommunen använder man idag Office 2013 och Skype för företag 2016 på klientnivå. Epost och röstmeddelanden för telefoni levereras via Exchange Online i Office 365. Operatör är Telenor med deras molnbaserade telefonitjänst Telenor One Flexibel 2.0 för smart koppling och integration med Skype för företag. Som stödsystem använder man Competella Multimedia Agent för Telefonist- och Kontaktcenterapplikation.

Fler artiklar relaterade till lanseringen: