Ställ inte in eventet – ställ om till digitalt!

I den utmanande situation vi befinner oss i är det många organisationer som tar beslutet att ställa in sina event, konferenser och stora möten. Vi förstår fördelarna med att mötas fysiskt, framförallt för den sociala delen. Men när vi inte kan träffas fysiskt måste vi ställa oss frågan – kan vi ställa om från ett fysiskt till ett digitalt live event istället? På det sättet ställde till exempel Webbdagarna om från ett fysiskt event till ett digitalt live event på bara 5 dagar. Teamsdagen blev tillgänglig för fler genom att alla keynotes sändes live på bara 2 dagars förberedelse. Ett internationellt bolag presenterade en ny global VD digitalt med bara 1 ½ dags förberedelse. Vi vet att det går – oavsett om det är krishantering i Corona-tider eller daglig kommunikation med omvärlden. Därför tipsar vi om vad som behövs för att komma igång, vilka fördelarna med webbsändningar är och hur man lyckas med ett bra digitalt live event.

Många organisationer, både privata och offentliga, har i vanliga fall ett stort behov av att kommunicera med omvärlden och internt till medarbetarna. Historiskt har det ofta krävts dyra och i många fall komplexa lösningar för att kommunicera till olika målgrupper via olika kanaler såsom Youtube, Facebook, intranät m.fl. Men vad de flesta egentligen vill ha är något som kan nå olika målgrupper på ett kostnadseffektivt och användarvänligt sätt. Webbsändningar är ett kraftfullt sätt att nå ut till många personer och det är även enklare för mottagarna att ta till sig informationen på detta sätt.

Det är vanligt att skjuta över målet när man investerar i teknik för stora digitala möten. Ofta finns tekniken tillgänglig i någon av de digitala mötestjänsterna redan används.

Det krävs inte så mycket för att komma igång med digitala events. Det handlar mer om planering och struktur än specifik teknik. Vi tror att scenariobeskrivningar, enkla guider och att stödja vid de första produktionstillfällena räcker långt. Det är vår erfarenhet från alla de företag och offentliga organisationer vi har hjälpt hittills.

Vad behövs det för att komma igång?

  • Någon typ av mötestjänst: Många organisationer har redan idag teknologin för att kunna producera webbsändningar men ofta vet man inte om detta eller så har man inte kunskapen. Har din organisation Enterprise-licenser för Microsoft Office 365 så har ni faktiskt redan idag möjligheten att nå ut med Teams Live Events med upp till 10 000 tittare samtidigt! Deltagaren behöver oftast inte mer än en webbläsare.
  • Förberedelse och planering: det är varken svårt eller dyrt att komma igång men för att få ett bra resultat behövs det struktur och förberedelse.
  • Utrustning: standard bärbara datorer och webbkameror kommer man långt med. Vill man kan man komplettera med en ok mikrofon, enklare studiobelysning och ljudabsorbenter på väggarna.

Vilka är fördelarna?

  • Personligt och engagerande innehåll
  • Möjlighet att effektivt nå ut till många till ett billigt pris
  • Nå tittare på olika geografiska platser
  • Tittarna kan välja när och hur de vill titta på webbsändningen
  • Möjlighet att nå målgrupper både internt och externt

Vad behövs för att lyckas med digitala live events?

  • Engagerande innehåll: det måste vara genomarbetat och väl förberett för att nå ut till tittarna. De som ska presentera och delta i webbsändningen måste vara förberedda när de ska stå framför kameran.
  • Interaktion med publiken: planera hur man vill interagera med publiken under webbsändningen. Ska tittarna kunna ställa frågor? Medverka i pågående diskussioner? Ska diskussionen kunna starta redan innan sändningen och fortsätta efter att sändningen avslutats? Ska alla välkomnas av en pre-roller som informerar om att mötet snart startas? Testa omröstningar och mentometer-knappar för att skapa engagemang och få feedback från mötesdeltagarna.
  • Plats: belysning, akustik och platsen för sändningen måste planeras och förberedas för att tittarna ska få en bra upplevelse
  • Utrustning: använd flera kameror för att skapa en spännande och varierad produktion. Det går hur bra som helst att använda vanliga webb- och systemkameror för rimliga priser. Rätt typ av mikrofon och placeringen av den är viktigt för att få till bra ljud i sändningen.
  • Produktionsplanering och genomförande: en webbsändning måste planeras. Ju fler deltagare och mycket interaktion mellan publik och talare, desto viktigare är det att tänka igenom och planera sändningen. Viktigt att ha tydliga rollfördelningar mellan talare, moderator, producent.

    Exempel: Stream av via Teams Live Event på Teamsdagen 11 mars 2020

  • Samarbete mellan IT och kommunikationsavdelningen: varje del är specialister på deras egna områden och viktiga deltagare för att sändningen ska bli bra
  • Öva och testa: att genomföra en webbsändning är annorlunda från ett vanligt digitalt möte, så det är viktigt att öva inför genomförandet. Sändningen ska självklart uppfattas som professionell och väl genomförd.

Sen är det ju hållbart både för individen, organisationen och planeten på sikt.

Vill du se hur resultatet av Teamsdagen blev: Här kan du ta del av sändningen.

Vi har genomfört sändningar för Försäkringskassan, Verisure, IKEA m.fl. Gillar ni detta format eller bara är generellt sugna på att köra liknande livesändningar – hör av er till oss!

Kolla gärna in vår workshop för att lyckas med Kostnadseffektiva digitala möten som når ut

Om Johan Cronquist Waxberg

Johan är Partner och Senior Consultant och en av Uclaritys ledande specialister på Digitala Möten och omställningen till moderna Kommunikations och Samarbetslösningar.

Johan arbetar som Senior Consultant på UClarity där han hjälper företag i Norden med strategi och upphandling inom kommunikations- och samarbetsområdet, samt global utrullning av UC-lösningar.