Smart mötesbokning – del 3: Resurshantering

Smart mötesbokning – del 3: Resurshantering

Majoriteten av företag och organisationer i Sverige använder Outlook och Exchange (on-premises eller online) som plattform för mötesbokning och resurshantering. Att hitta och boka lediga och ändamålsenliga mötesrum och andra resurser är onödigt krångligt i Outlook.

Följande begränsningar för resurshantering finns i verktygen Outlook och Exchange:

  • Det går inte att söka mötesrum baserat på behov, till exempel mötestyp, storlek och teknisk utrustning.
  • Det finns ingen möjlighet att se foton och ritningar över mötesrum i mötesbokningen.
  • Går ej att ställa in en fast ej bokningsbar tid mellan mötena, dvs förhindra att mötena bokas direkt efter varandra.
  • Det går inte att boka flera mötesrum eller tillsammans med Onlinemöte via Hitta Rum-funktionen.
  • Schemaläggningsassisten visar alla mötesrum och mötesresurser, oavsett om de är lediga eller inte.
  • Det är inte möjligt att få rumsförslag baserat på var mötesdeltagarna sitter fysiskt.
  • Kategoriseringen av kalenderbokningar är ologisk och går ej att konfigurera. Den skiljer sig också mellan olika plattformar.
  • Saknar koppling till angränsande bokningsflöden, t ex catering.
  • Bokning av återkommande möten nekas av rum och resurser om ett tillfälle är bokat i serien.

Med ett tredjepartsverktyg som integrerar med Exchange och Outlook kan man lösa flera av de brister som finns kring resurshantering och mötesbokning, till exempel:

  • Söka efter rum baserat på mötesbehov; antal platser, mötestyp, utrustning och geografisk placering.
  • Visa foton och kartor över mötesrum inne i mötesbokningen.
  • Hantering av spilltid mellan möten.
  • Minska tidsåtgången för att boka möten.
  • Hopkoppling med andra bokningsprocesser som besöksregistrering och catering.
  • Hantera all resursbokning på ett och samma ställe.
  • Användarna behöver inte lära sig ett nytt verktyg då det är helt integrerat med Outlook.
  • Utökade statistikfunktioner för bättre analyser och förbättringsåtgärder.
  • Ger användarna en bättre mötesupplevelse med behovsanpassade rum.

Är det bara resurshantering som är behovet?

Vår rekommendation är att bolag tittar på hela flödet i mötesprocessen. Det vill säga från medarbetarens behov av ett möte, hitta och boka ändamålsenliga mötesresurser, inbjudan av interna och externa mötesdeltagare, besöksregistrering, hitta till mötesrummen och slutligen hur hela lösningen ska förvaltas av IT.

Leverantörerna inom området adresserar problemställningarna på olika sätt. Vissa fokuserar på enskilda behov medans andra på helheten. Vi på UClarity hjälper våra kunder med att identifiera verksamhetsbehov och anpassa den tekniska lösningen för att uppfylla dessa.

UClaritys 4-stegsmodell för att tydliggöra både behov och förslag på förändring:

Nästa blogginlägg i denna serie (del 4 av 5) om smart mötesbokning handlar om analys av nyttjandegrad för mötesrum och andra mötesresurser.

Läs de andra inläggen i serien här.

Fredrik är arkitekt och specialist inom samarbetslösningar med fokus på Microsoft Teams, SharePoint, Skype for Business och Microsoft Office 365.

Starkare tillsammans

Bolag inom både publik och offentlig sektor efterfrågar en alltmer kostnadseffektiv, platsoberoende och säker digital arbetsplats. Därför går nu Altitude 365 och Uclarity samman och bildar ett gemensamt specialistbolag.
Fortsätt på UclarityKolla in Altitude 365

Altitude 365 + Uclarity – Årets Modern Work Partner!

Vinnaren är ett bra exempel på hur en “Born in the Cloud” ständigt förbättrar sitt erbjudande, arbetar nära och proaktivt med Microsoft för att hjälpa kunderna på deras digitaliseringsresa. Plus att vi på Microsoft verkligen ser fram mot den nya bolags-konstellationen (Altitude 365 + Uclarity) för ett “Starkare Tillsammans”.

Uclarity och Altitude 365 - Starkare tillsammans

Uclarity är specialister på digitala möten, telefoni, kontaktcenter och digitalt arbetssätt. Altitude 365 är specialister på säkerhet, mobilitet och hur bolag kan optimera resan till Microsoft365. Nu gör vi gemensam sak och bildar bolag tillsammans.

– Pandemin har tydliggjort behoven av en modern digital arbetsplats och vi har diskuterat ett samgående med Altitude 365 under en längre tid. Våra kunder har behov av specialistkompetens och tillsammans blir vi en ledande specialist inom Digital Workplace-området, säger Niklas Olsson Hellström, VD Uclarity AB.

Tommy Clark, Partner, Altitude 365, kommenterar:
– Inget bolag köper det andra utan båda bolagen får lika stora delar i det nya bolaget. Vår ledstjärna är att vi blir starkare tillsammans och att vi kan hjälpa våra kunder under hela deras resa.
Målet med sammanslagningen är att kunna hjälpa kunder med både teknik och effektiva arbetssätt.

– Det är då våra kunder får önskad effekt av sin investering i den digitala arbetsplatsen, säger Niklas Olsson Hellström.

Båda bolagen har svenska och internationella kunder från både privat och offentlig sektor. Sammanslagningen resulterar i en organisation på 50+ anställda baserade i Stockholm, Örebro och Göteborg.

För frågor, vänligen kontakta;
Tommy Clarke, Partner, Altitude 365 AB, 0703-593854, tommy.clarke@altitude365.com
Niklas Olsson Hellström, VD, Uclarity AB, 0734-198016, niklas.olsson@uclarity.com

Fortsätt på UclarityKolla in Altitude 365