Smart mötesbokning – del 2: Mötesbokningsskärmar

Smart mötesbokning – del 2: Mötesbokningsskärmar

Mötesbokningsskärmar utanför konferensrummen var för några år sedan synonymt med Evoko, åtminstone i Sverige. På senare tid har denna marknad exploderat och idag finns det väldigt många olika tekniska lösningar att välja bland. Att välja rätt lösning är dock inte helt enkelt. Därför är det viktigt att först göra läxan med ett ta fram verksamhetsbehov och därefter tekniska krav på lösningen.

Varför ska man använda mötesbokningsskärmar?

  • Kunna se om rummet är bokat och av vem samt när det blir ledigt
  • Kunna boka spontanmöten med en knapptryckning utanför möteslokalen
  • Frigöra bokade mötesrum som inte används. Med tvingande incheckning måste man bekräfta ett möte på bokningsskärmen, annars avbokas mötet inom en viss tid och rummet visas som ledigt i kalendern.
  • Frigöra mötesrum när möten slutar i förtid. Checkar man ut mötet på bokningsskärmen så frigörs rummet.
  • Kunna se vilken utrustning som finns i rummet, till exempel whiteboard, videokonferenssystem och projektor.
  • Enkelt kunna skicka in felanmälningar för det specifika mötesrummet.
  • Kunna ta fram statistik för nyttjandegrad – incheckningsfunktionen gör det möjligt att ta fram statistik kring förhållandet bokade mötesrum-utnyttjade mötesrum. Det är vanligt att företagen upplever sig ha för få mötesrum men i många fall är det dåligt resursutnyttjande och felaktigt beteende som är orsaken.

Det finns i huvudsak två olika typer av rumsbokningsskärmar:

  • Bundlade lösningar: Speciellt framtagen hårdvara och förinstallerad mjukvara. Exempel på leverantörer Condeco, Evoko och Flowscape.
  • Appar: Mjukvara som körs i valfri hårdvara med iOS, Android eller Windows. Exempel på leverantörer är Add-On Products, AskCody och Pronestor.

Det finns för- och nackdelar med båda tillvägagångsätten och man bör beakta allt från säkerhetskrav, administration, strömförsörjning, montering till nätverksanslutningar i valet av lösning. De bakomliggande systemen hämtar och lagrar också kalenderdata på olika sätt. Således behöver även leveransmodellen utvärderas, det vill säga on-premises (egna data centret) och online (molntjänst).

Är det bara mötesbokningsskärmar som är behovet?

Vår rekommendation är att bolag tittar på hela flödet i mötesprocessen. Det vill säga från medarbetarens behov av ett möte, hitta och boka ändamålsenliga mötesresurser, inbjudan av interna och externa mötesdeltagare, hitta till mötesrummen och slutligen hur hela lösningen ska förvaltas av IT.

Leverantörerna inom området adresserar problemställningarna på olika sätt. Vissa fokuserar på enskilda behov medans andra på helheten. Vi på UClarity hjälper våra kunder med att identifiera verksamhetsbehov och anpassa den tekniska lösningen för att uppfylla dessa.

UClaritys 4-stegsmodell för att tydliggöra både behov och förslag på förändring:

Nästa blogginlägg i denna serie om smart mötesbokning handlar om begränsningar för kalenderfunktionen i Outlook/Exchange och vad add-ins för resurshantering kan tillföra.

Fredrik är arkitekt och specialist inom samarbetslösningar med fokus på Microsoft Teams, SharePoint, Skype for Business och Microsoft Office 365.