Sluta gissa, börja mäta!

Sluta gissa, börja mäta!

Varför ska man mäta resultatet av investeringar i kommunikations- och samarbetslösningar?

Det kan bli väldigt kostsamt att fatta beslut på felaktiga grunder kring befintliga och framtida investeringar i kommunikations- och samarbetslösningar (även kallat Unified Communication & Collaboration). Således finns det flera goda skäl att mäta och här är några av dom:

  1. Startpunkt: Vart befinner vi oss idag? För att kunna fatta beslut om vart vi vill vara i framtiden (målbilden) och hur vi tar oss dit måste vi veta vart vi startar.
  2. Progress: Hur bra lyckas vi i vårt förändringsarbete och behöver vi ändra något längs vägen mot målet? Desto tidigare fel och brister kan upptäckas desto bättre.
  3. Erfarenhetsåtervinning: Kan vi göra något bättre, enklare och mer kostnadseffektivt än vad vi gör idag?
  4. Nytta: Kan vi höja kvalitén eller öka effektiviteten i verksamheten och i vår service mot våra kunder?

Vad kan man mäta?

Här kommer några exempel på information som kan ha stor betydelse för framtida affärsmässiga beslut:

  • Användarbeteende (möten, resor, pendling etc.)
  • IT-användarbehov (behov av IT-stöd i arbetet)
  • Användningsgrad av kommunikation och samarbetstjänster såsom digitala möten, samtal, chatt, sms etc.
  • Användarupplevelse (enkelt/svårt att använda erhållna IT-verktyg)
  • Användarnytta (spara tid, minskad stress, ökad tillfredställelse etc.)
  • Verksamhetsnytta (snabbare, enklare, billigare, intäkter etc.)
  • Systemstatistik (antal användare av funktion/tjänst, kommunikationsmönster etc.)
  • IT-kostnader för olika IT-användarkategorier (hårdvara, mjukvara, tjänster etc.)

Hur kan man mäta?

Det finns förstås olika sätt att samla in information och här kommer några som vi använder och rekommenderar:

  • Användarundersökning via en webbenkät för att identifiera arbetssituation, möteskultur, samarbetsbeteende, kommunikationsbeteende och nyttjandegrad av kommunikations- och samarbetsverktyg.
  • Djupintervjuer av nyckelpersoner och fokusgrupper
  • Nyttjandegrad av befintligt IT-stöd för samtals-, mötes- och meddelandetjänster via systemstatistik
  • Identifiera förbättringsområden via Helpdeskärenden

När ska man mäta?

Regelbundet, men inte för ofta och inte för sällan. Viss information kan mätas månadsvis för att kunna manövrera på kort sikt, medan andra sker en gång per år eller mer sällan och i syfte att ge underlag till ett mer långsiktigt förändringsarbete. Exempelvis systemstatistik om hur användarna nyttjar digitala mötestjänster kan vara lämpligt att följa månad för månad för att identifiera trender och eventuella åtgärder. Användarundersökningar via webbenkäter görs lämpligen årsvis medans djupintervjuer med fokusgrupper kan görs med kortare intervaller.

Hur som helst bör man ställa frågan om vad som är viktigt att mäta för att kunna manövrera, planera eller fatta rätt beslut om vilka investeringar som ska göras i framtiden. Tips! S.M.A.R.T – modellen är en enkel och bra metod för att skapa tydliga och mätbara mål.

Tina är en av UClaritys ledande specialister på strategisk kompetensförsörjning vid införande av nya IT-lösningar både för medelstora och stora organisationer.