Slösar du bort dina kollegors tid?

Slösar du bort dina kollegors tid?

Att skicka en digital mötesinbjudan till alltför många människor är ett vanligt misstag, skriver Wall Street Journal. Likaså är vanan att inkludera alltför många människor i e-post och överanvändning av ”svara alla”.

Artikeln pratar om en chef som gillade att skriva så långa svar på kollegors e-postmeddelanden att folk till slut försökte undvika honom.

Jag har ett liknande exempel med en kollega på mitt förra arbete som skrev långa kryptiska e-postmeddelanden med mycket information där viktig information som åtgärdspunkter och deadlines låg inbäddade i en enda röra. Detta är inte effektivt.

Jag bad honom flera gånger att vara mer konkret i kommunikationen över mejl och en dag kom det: Det där perfekta mejlet med ett tydligt ämne, tydlig deadline och tillägget ”Kontakta mig om du har frågor om utförandet, alternativt fortsätt läsa om du behöver mer information i ämnet”. Detta sparade inte bara in tid för mig utan för 50 andra kollegor som använt mycket dyrbar tid till att ta ut det viktigaste ur hans meddelanden.

Många medarbetare tillbringar mycket tid på att skriva svar eftersom de är rädda för att förolämpa kollegor eller förhindra deras dagliga arbete i och med ett uteblivet svar. En del använder också email för att visa vad de går för och visa att de syns inom ett företag. Men många e-postmeddelanden kräver inte ett svar och det är inte rekommenderat att använda e-post som plattform för en diskussion då bara en del tar del av innehållet.

Detta kan du göra för att undvika dessa tidsödande vanor:

E-post:

  • Ta diskussioner utanför e-post exempelvis i digitala möten eller över ett Enterprise Social Network.
  • Välj ut de som bör ta del av din information och undvik att lägga kollegor i kopia i mejlet. Gör du det, skriv ett tydligt ”FYI”, ”För din information”, till alla som ligger i kopia
  • Ange ett konkret ämne i mejlet så är det lättare att prioritera.
  • Sätt alltid åtgärdspunkterna först i mejlet tillsammans med deadline på dessa.
  • Skriv i punktform alternativt korta paragrafer och var noga med innehåll.

Mötesinbjudningar:

  • Skicka bara inbjudningar till de som behöver vara med på mötet. Använd dig av digitala mötesinbjudningar och be bara om ett svar om mötet kräver det.
  • Ha en tydlig agenda och be gärna deltagare fylla i deras punkter genom att dela era digitala mötesanteckningar.
  • Var noga med tiden du behöver för mötet. Det är viktigt att veta hur lång tid vi måste sätta av för mötet så att vi kan planera detta i våra digitala kalendrar.
  • Använd och följ agendan under mötet.

Faktum är att överbelastning av epost och mötesinbjudningar kan undvikas lätt om du tar ditt ansvar mot dina kollegor. Vi på UClarity tar alla diskussioner i vårt öppna forum i vårt ESN (Enterprise Social Network). Men mer om det kan ni läsa i nästa inlägg efter julledigheterna.

God jul och gott nytt år!

Uclarity grundades 2008 och är Nordens ledande rådgivare inom digitala kundmöten och digitalt arbetssätt.

Starkare tillsammans

Bolag inom både publik och offentlig sektor efterfrågar en alltmer kostnadseffektiv, platsoberoende och säker digital arbetsplats. Därför går nu Altitude 365 och Uclarity samman och bildar ett gemensamt specialistbolag.
Fortsätt på UclarityKolla in Altitude 365

Altitude 365 + Uclarity – Årets Modern Work Partner!

Vinnaren är ett bra exempel på hur en “Born in the Cloud” ständigt förbättrar sitt erbjudande, arbetar nära och proaktivt med Microsoft för att hjälpa kunderna på deras digitaliseringsresa. Plus att vi på Microsoft verkligen ser fram mot den nya bolags-konstellationen (Altitude 365 + Uclarity) för ett “Starkare Tillsammans”.

Uclarity och Altitude 365 - Starkare tillsammans

Uclarity är specialister på digitala möten, telefoni, kontaktcenter och digitalt arbetssätt. Altitude 365 är specialister på säkerhet, mobilitet och hur bolag kan optimera resan till Microsoft365. Nu gör vi gemensam sak och bildar bolag tillsammans.

– Pandemin har tydliggjort behoven av en modern digital arbetsplats och vi har diskuterat ett samgående med Altitude 365 under en längre tid. Våra kunder har behov av specialistkompetens och tillsammans blir vi en ledande specialist inom Digital Workplace-området, säger Niklas Olsson Hellström, VD Uclarity AB.

Tommy Clark, Partner, Altitude 365, kommenterar:
– Inget bolag köper det andra utan båda bolagen får lika stora delar i det nya bolaget. Vår ledstjärna är att vi blir starkare tillsammans och att vi kan hjälpa våra kunder under hela deras resa.
Målet med sammanslagningen är att kunna hjälpa kunder med både teknik och effektiva arbetssätt.

– Det är då våra kunder får önskad effekt av sin investering i den digitala arbetsplatsen, säger Niklas Olsson Hellström.

Båda bolagen har svenska och internationella kunder från både privat och offentlig sektor. Sammanslagningen resulterar i en organisation på 50+ anställda baserade i Stockholm, Örebro och Göteborg.

För frågor, vänligen kontakta;
Tommy Clarke, Partner, Altitude 365 AB, 0703-593854, tommy.clarke@altitude365.com
Niklas Olsson Hellström, VD, Uclarity AB, 0734-198016, niklas.olsson@uclarity.com

Fortsätt på UclarityKolla in Altitude 365