Smart mötesbokning – del 1: Så arbetar vi med mötesoptimering

Smart mötesbokning – del 1: Så arbetar vi med mötesoptimering

Många verksamheter upplever idag mötesbokning som svårt och krångligt. Mycket tid läggs på att hitta lediga tider för deltagare och ändamålsenliga mötesrum och andra mötesresurser som konferenstelefon, projektor och videosystem. I större organisationer har man dessutom svårt att hitta till mötesrummen. 

Det har gjorts en hel del analyser inom området och nedan presenteras lite intressant statistik kring problematiken med möten och mötesbokningar.

  • I Sverige tillbringar vi 25% av arbetstiden i möten ¹
  • 11% går till ett möte utan att ha en aning om vad mötet ska avhandla ¹
  • När mötet är klart anger 45% att de sällan eller aldrig får ett mötesprotokoll ¹
  • Tjänstemän globalt lägger i genomsnitt 42minuter per mötesbokning ²
  • 36% av alla möten påverkar deltagarnas produktivitet negativt ³
  • 29% av alla möten sker online/digitalt ³
  • En undersökning på Barclays visade att 20% av alla bokade möten inte genomfördes ⁴
  • En undersökning på ett skandinaviskt Telekombolag visade på i genomsnitt 11 minuters spilltid för möten som bokats direkt efter varandra

Statistiken stämmer överens med den uppfattning jag fått hos våra kunder, speciellt hos svenska tjänstemannabolag. När jag pratar med kunder om deras möteskultur framkommer ofta följande frågeställningar:

  • Hur kan vi förbättra våra mötesfaciliteter?
  • Hur säkerställer vi att bokade möten startar och slutar i tid?
  • Hur får vi medarbetarna att använda den digitala kalendern för att boka möten?
  • Hur skapar vi en namnstandard för våra mötesrum så att dom blir enkla att boka?
  • Hur kan medarbetarna se vilken utrustning som finns i respektive mötesrum?
  • Hur ska vi hantera externa besökare till våra interna möten?

motesbokning-processNär jag hjälper bolag att kartlägga och optimera mötesprocessen och möteskulturen utgår jag oftast från en 4-stegsmodell för att tydliggöra både behov och förslag på förändring.

  1. Rumsinventering (antal rum, utrustning, nyttjandegrad etc.)
  2. Användbarhet (medarbetarnas nöjdhet men nuvarande mötesfaciliteter)
  3. Resurshantering (bokningssystem, namnstandard, utrustning etc.)
  4. Mötesmetodik (kunskap att genomföra effektiva möten)

Förändring av mötesrum, möteskultur och bokningsprocesser innefattar oftast många aktiviteter. En relativt enkel första aktivitet är en rumsinventering för att kartlägga antalet mötesrum, utformning, namnstandard och befintlig utrustning. Baserat på min erfarenhet är det viktigt att utgå från fakta, för att därefter ta fram en åtgärdsplan.

Hör av er om ni har några frågor!

Detta är den första delen i en serie blogginlägg kring smart mötesbokning. De övriga kommer publiceras de kommande veckorna:

  • Del 2 handlar om mötesbokningsskärmar och deras ekosystem
  • Del 3 handlar om begränsningar i Exchange/Outlook och vad add-ins för resurshantering kan tillföra
  • Del 4 handlar om analys av nyttjandegrad för mötesrum och andra mötesresurser
  • Del 5 tar upp 8 tips för smartare mötesbokning

Källor:

¹ http://www.talarforum.se/

² http://www.doodle.com/

³ Jabra-undersökning

http://www.condecosoftware.com/

Fredrik är arkitekt och specialist inom samarbetslösningar med fokus på Microsoft Teams, SharePoint, Skype for Business och Microsoft Office 365.