Kalmar kommun lyckades med Microsoft Teams på rekordtid

Kalmar kommun lyckades med Microsoft Teams på rekordtid

Den 14 april migrerade Kalmar Kommun 6100 medarbetare till Microsoft Teams. Övergången skedde koncentrerat under två dagar, istället för utspritt över två månader som det var tänkt från början. Anledningen var förstås den stora efterfrågan på digitalt samarbete som uppstått med Corona-krisen. Tack vare noggranna förberedelser och stöd för användarna lyckades man gå från 0 till 3000 aktiva användare på bara 30 dagar. Uclarity är stolta och glada att ha fått bidra i arbetet.

3 frågor till Kalmar Kommun och Niklas Hörling, Digitaliseringschef

Vad har ni gjort tillsammans med Uclarity under våren?

– Redan i januari genomförde vi scenario-workshoppar tillsammans med verksamheten. Vid fem tillfällen fick cirka 90 verksamhetsrepresentanter både lära sig mer om Teams och själva utforska hur tekniken kan lösa deras egna vardagsutmaningar.

– Det andra är att vi har etablerat ett nätverk av digitala ambassadörer med deltagare från alla förvaltningar, bolag och förbund. Ambassadörerna finns nu på plats för att sprida budskap om nya digitala arbetssätt och möjligheter.

– En ytterligare rolig del är att vi etablerat det vi kallar för ”Solskens-historier”. Det har varit och kommer att vara ett stående inslag när vi träffas för att samskapa utvecklingen. En solskens-historia är hur vi använt Teams-möten för att äldre ska kunna träffa sina anhöriga digitalt med video, trots Corona. Helt fantastiskt! Eftersom vi inte hållit på så länge, tog vi även hjälp av Karlstad som delade en av sina solskens-historier på en träff med våra Ambassadörer. Karlstad berättade om hur de använt Teams för att kunna fortsätta ha möten med politiker digitalt. En strålande solskenshistoria och ett mycket uppskattat gästspel.

Hur har det varit att jobba med Uclarity?

– Fantastiskt roligt! Själv har jag inte jobbat med Uclarity sen tidigare. Det har både varit väldigt trevligt, och ni är proffsiga i allt ni gör. Inför att vi anlitade Uclarity, gjorde vi en kort sondering av marknaden. Det vi hörde var att ni har gjort många liknande leveranser för andra kunder. Det märktes redan från början att ni kan de här sakerna.

– Sammantaget är jag mer än nöjd med helheten där vi står idag. Corona-effekten har gett extra drivkraft men vi har gjort en hel del rätt.

Kort sammanfattning av uppdraget

Uclarity har på uppdrag av Microsoft stöttat Kalmar Kommun med vår egenutvecklade metodik för att driva digitala arbetssätt. Vi har dels genomfört så kallade Scenario-workshoppar, dels hjälpt till att kick-starta ett Ambassadörsnätverk. Utöver att genomföra dessa aktiviteter, har Kalmar även fått expert-rådgivning i User Adoption och förändringsledning kring de strukturella förutsättningar som krävs för att lyckas få igång digitala arbetssätt.

Scenario-workshop: I workshop-form både få se och uppleva hur dagens teknik (i detta fall Microsoft Teams) kan lösa vanliga vardagsutmaningar. Kunskap och upplevelse som i nästa steg tillämpas för att gruppvis utforska hur detta skulle kunna användas för att hantera den egna verksamhetens utmaningar. Metoden utgår från verksamhetens arbetssätt, istället för att fokusera på teknik.

Ambassadörs-nätverk: Enligt Uclarity´s erfarenhet är ett nätverk av engagerade medarbetare, utöver en ledning som stöttar och står bakom, helt nödvändigt för att kunna skala lärande och för att hålla i och hålla ut på vägen mot nya arbetssätt. Dessutom bidrar det till större delaktighet och inflytande i digitaliseringen. Just det är annars ett vanligt arbetsmiljöproblem vid introduktion av digitala arbetssätt, jämte brist på kompetensutveckling.

Uppdraget har genomförts av Pia Stider, Niclas Bovall och Peter Andersson.

* IKEA-effekten är en kognitiv bias där konsumenterna placerar ett oproportionerligt högt värde på produkter som de delvis skapat. Principen är väldigt användbar för att förstå varför delaktighet är en avgörande framgångsfaktor i all verksamhetsutveckling, inklusive den digitala. Läs mer här.