Dominoeffekten av tidstjuvar

Dominoeffekten av tidstjuvar

När vi diskuterar tidstjuvar pratar vi mycket om yttre påverkan som inkommande email, surfande på nätet, diverse aviseringar och kollegor som kräver vår uppmärksamhet och att det är dessa yttre påverkningar som tar mest tid av oss och gör oss mindre effektiva.

Men med denna text vill jag få dig att tänka annorlunda och reflektera över vad det är som verkligen stjäl vår tid. Dominoeffekten är ineffektiv användning av timmarna vi disponerar.

Chefer kan i vissa fall vara oroliga för att deras anställda inte sköter sina jobb när de arbetar på distans och väljer då kontroll i stället för tillit. När det arbetssättet är etablerat och de anställda accepterat företagets policy med att jobba på kontoret, kan det innebära att anställda får onödig restid.

För att ta ett enkelt exempel: Vi har ett företag med 100 anställda. Företaget kräver pendling då det ligger i utkanten av staden och varje anställd reser i snitt en timme om dagen. En timme om dagen för 100 anställda är 100 timmar per dag som företaget förlorar i arbetstid och den anställda förlorar i eventuell fritid. Det innebär 22.900 förlorade arbetstimmar per år. I bara restid.

En annan stor tidstjuv är onödiga möten. Om alla anställda på samma företag arbetar 46 veckor om året, har minst två timslånga möten varje vecka med en kollega, chef eller en kund innebär det att samma företag lägger ned 9.200 timmar per år på bara möten. Dominoeffekten. Man glömmer ibland att en mötestimme med 10 personer är 10 timmar för företaget. Det är inte bara en mötestimme.

Jag argumenterar inte för att alla möten är onödiga för ett företag, men ineffektiva möten är en tidstjuv som lätt kan ta mycket onödig tid av dig som anställd. Vad är då ett ineffektivt möte?

  • Ett möte som lika gärna skulle kunna köras digitalt men kräver restid på grund av företags-policy
  • Ett möte där du egentligen inte behöver vara med
  • Ett möte där fel personer är inbjudna som inte kan, vill eller får bidra i diskussionen eller beslutstagandet
  • Ett möte som inte har en tydlig agenda
  • Ett möte där de anställda gör andra saker under tiden (kollar mejl, surfar på nätet, fikar)
  • Ett möte som inte följs upp med klara åtgärdspunkter

Varför tackar man då ja till onödiga möten? Kanske är det för att du inte kan säga nej? För att synas mer i företaget och visa att du är på plats? Eller kanske är det så att du inte satt upp klara prioriteringar med närmaste chef? Att känna att man måste vara med på alla möten kan vi undvika när vi är medvetna om ett mer hälsosamt mötesbeteende.

Om du har nedanstående i åtanke innan du bjuder in eller tackar ja till ett möte, minskar risken att du spiller en massa onödig tid som du i stället skulle kunna lägga på företaget eller på dig själv.

Hur kan du då förändra mötesbeteendet så att det blir bättre?

Emmy är specialist inom personlig effektivitet, tidsoptimering och förändringsledning och ingår i UClaritys lanseringsteam.