Digitala möten: Är ni redo för när anställda kommer tillbaka?

Digitala möten: Är ni redo för när anställda kommer tillbaka?

Användningen av digitala möten har ökat explosionsartat under Corona-krisen enligt ny färsk statistik från de största leverantörerna:

  • Zoom: Antal deltagare i Zoom-möten har ökat från cirka 10 miljoner per dag under december 2019 till över 200 miljoner deltagare per dag i mars månad 2020 (källa).
  • Microsoft Teams: Antal mötesminuter i Teams ökade från totalt 560 miljoner per dag (12 mars 2020) till mer än 2,7 miljarder minuter två veckor senare (31 mars 2020) (källa).
  • Nya digitala arbetssätt verkar hålla i även efter att lock-down är över. Om man tittar på utvecklingen av Kinas användning av Teams håller kurven i sig och ökar även lite grann efter att folk fick komma tillbaka till kontoren. Med högsta sannolikhet kommer vi att se liknande utveckling i övriga länder (källa).

Microsoft rapporterar också att deltagare i Teamsmöten nu är mer än dubbelt så benägna att slå på video i möten än innan Corona-krisen. Resultatet är en enormt stor och snabb förändring i arbetssätt för många miljoner anställda på arbetsmarknaden. Alla som har jobbat hemma har på något sätt blivit intvingade i att organisera och delta i digitala möten. Därmed har digitala möten blivit mycket mer accepterat än tidigare och blivit vardag för majoriteten av kontorsarbetare.

Vi tror att folk kommer fortsätta ha många fler digitala möten än innan Corona-krisen och därmed kommer vi att se helt nya arbetssätt när anställda kommer tillbaka till kontoret. Många kanske kommer jobba en större del av sin vecka från hemmakontoret och när de är på kontoret kommer majoriteten vara med i många flera digitala möten än tidigare.

Men här tror vi att verksamheter kommer att få nya utmaningar som man måste börja adressera redan nu:

  • Hur kommer befintliga kontorsytor att stötta detta nya beteende?
  • Finns det tillräckligt med digitalt mötestöd på kontoren? Rum med skärmar, ljud och video?
  • Vilken teknik är den bästa just nu?
  • Vet anställda hur rum och teknik ska användas i digitala möten?
  • Hur är akustik och layout i mötesrummen för att få så bra ljud som möjligt?
  • Vilken typ av digitala möten finns det behov för att ha från kontoret? Webcasts, workshops, utbildningar, Scrum-möten….

Vi har länge jobbat med att hjälpa olika typer av verksamheter att underlätta för digitala möten på och från kontoret. Här är våra 5 bästa tips för bra digitalt mötesstöd på kontoret:

  • 1. Mindre rum med enkel utrustning: se till att erbjuda många mindre rum (1-2 platser) för möten med kollegor som inte sitter på samma plats. Om det inte finns tillräckligt med små rum kommer folk att sitta på sina platser i öppna ytor och ha möten vilket oftast stör deras kollegor
  • 2. Anpassa utrustning för rummets utformning, storlek och mötets behov: Finns det fönster i lokalen bör man inreda på ett visst sätt. Ska lokalen användas till utbildning måste man tänka på ett helt annat sätt. Låt behovet påverkan utformning och inredning för att det ska bli lyckat.
  • 3. Enkelt att koppla upp sig: Det ska vara så enkelt som möjligt att koppla upp sig från lokalen. Det ska finnas el-uttag på rätt ställe, få synliga kablar, inga fjärrkontroller och tydliga instruktioner. Det ska även vara enkelt att få hjälp eller felanmäla om något inte funkar.
  • 4. Tänk på akustiken i rummen: Ljudet är alltid det viktigaste i ett digitalt möte och då måste både akustik och ljudutrustning passa ihop. Bra akustik kan man uppnå med till exempel mattor på golvet, stolar med hjul och ljudabsorbenter på väggar och i tak.
  • 5. Utbilda, förklara och lyssna: Se till att anställda vet hur det är tänkt att man kan ska ha digitala möten i lokalerna. Skapa enkla instruktioner men se även till att skapa dialog med användarna för att få in behov/ feedback för att kunna vidareutveckla möjligheterna till digitala möten i lokalerna.

Om ni redan är igång och har bra anpassade rum för digitala möten så är ni redo för att era anställda kommer tillbaka och vill ha många fler digitala möten på kontoret. Annars är det hög tid att starta arbetet redan nu.

Nästa fråga man bör ställa sig själv som verksamhet: Om detta beteende håller i sig, behöver vi då lika stor kontorsyta som vi har idag? Och i så fall hur ska vi inreda den för att tillmötesgå nya digitala arbetssätt?

Peter Andersson och Mathias Huber

Om Uclarity

Vi består av seniora konsulter med mångårig erfarenhet från IT, telekom och verksamhetsrådgivning. Våra kompetenser sträcker sig från strategisk rådgivning, upphandling, teknisk arkitektur till lansering av digitala möten och digitalt arbetssätt.