Att leda effektivt på distans med hjälp av digitala verktyg

Att leda effektivt på distans med hjälp av digitala verktyg

Oavsett om du är ledare för ett tillfälligt projekt eller chef för ett större bolag där delar av teamet sitter geografiskt utspritt i landet eller utomlands, sitter ni troligtvis med liknande utmaningar i er ledarroll.

Att leda ett team på plats är en utmaning med många faktorer att ha i åtanke, men vad krävs av dig som leder på distans med ett team utspritt över flera kontor och länder? Hur skiljer sig ledarskapet och vilka digitala verktyg och metoder behövs för att kunna leda effektivt och samtidigt etablera förtroende och driva projekt framåt?

Vi har stor erfarenhet av att leda större digitala projekt på distans där fokus ligger på att samordna och utföra projektens alla delar från början till slut samt kommunicera mellan globala och lokala team.

Att leda på distans kan tyckas komplext i en början när du inte är van vid att ta tekniken till hjälp, men när du har en väl etablerad rutin och använder digitala verktyg till din fördel upptäcker du snabbt att leda på distans inte skiljer sig så mycket från att leda på plats. Vår digitala verktygslåda består av allt från e-post, telefon, digital kalender, olika konferenstjänster (video, ljud, webb), digitala anteckningar och sociala nätverkstjänster. För effektiv användning handlar det för oss om att använda verktygen korrekt med våra kollegor, vid rätt tillfälle och till rätt person.

Under vår tid som projektledare, utbildare och ledare på distans har vi lärt oss att det finns flera recept för framgång men att det finns några ingredienser som sticker ut och är bra att känna till för att bli trygg och lyckas i sitt ledarskap:

1. Att strategiskt schemalägga tid i en digital kalender

Håll den alltid uppdaterad för att visa tillgänglighet och uppmuntra hela teamet att göra det samma. Planera gärna all din arbetstid i kalendern, inte enbart möten. Vi bokar till exempel även tid för att skriva rapporter eller tid för administration i digitala kalendern. På så sätt kan våra kollegor se att vi är upptagna eller tillgängliga även om vi inte fysisk är på samma plats. Att jobba aktivt med att informera om digital närvaro är viktigt när man inte sitter på samma fysiska plats.

2. Kommunicera via online samarbetstjänster

Vi har använt allt från Dropbox, Google Docs, Teams, Slack till Microsoft Yammer. Att kommunicera genom dessa verktyg i stället för e-post gör att man ser till att alla är med på vad som händer i företaget eller projektet och är med på vad alla borde arbeta på. E-post är bra, men det är inte byggt för transparent samarbete online, bara för kommunikation. Det finns bättre verktyg.

3. Etablera förtroende där teamet ligger i fokus

De gånger vi lett ett projekt på distans har en träff på plats i början på ett projekt gett ett enormt värde för fortsatt trovärdighet som ledare och för att få en överblick på hur alla individer interagerar. Om ekonomiska medel tillåter det är det en ingrediens för ett lyckat projekt som vi varmt rekommenderar. Digitala verktyg är nödvändiga för kommunikation och samarbete på distans, men distansera inte din kommunikation. Läs på om individerna i ditt team och lär känna dem så skapas snabbt ett ömsesidigt förtroende.

4. Prioritera digitala avstämningsmöten med alla teammedlemmar

För att kunna stödja arbetet i gruppen är det viktigt att prioritera alla dina teammedlemmar oavsett var de befinner sig fysiskt. Insistera på att hålla videosamtal så att du inte bara fysiskt ser personen utan också kan känna av hur personen mår. Uppmuntra dina teammedlemmar att skriva och skicka dig en agenda i förväg där han eller hon plockar ut punkter som de behöver extra stöd i. Att du får agendan i förväg hjälper dig som ledare att få lite extra tid för att planera och fundera över vad du kan göra för att hjälpa till efter avstämningen. Vi för alltid in agendan i vår digitala anteckningsbok för att hålla koll på vad som sagts och följer därefter upp anteckningarna vecka efter vecka.

5. Att respektera kultur, generationsskillnader samt tidsskillnader

Kontroll är bra men förtroende är bättre. Respektera att alla individer arbetar på olika sätt och vi alla har olika bakgrunder. Respektera skillnaderna och ta till vara på dem i stället för att se dem som potentiella problem.


Den digitala världen utvecklas och förändras i en snabb och konstant process och det viktiga med att leda eller arbeta på distans är att låta effektiva digitala verktyg hjälpa till för att underlätta samarbete och kommunikation.

Kolla gärna in vårt program DigiLed för att se hur UClarity kan hjälpa dig som chef med att lyckas med ditt distansledarskap.

Peter är founding Partner och en av UClaritys ledande specialister på Digital Workplace lösningar samt user adoption strategier.