Aktivitetsbaserat arbete ur en anställds perspektiv

Aktivitetsbaserat arbete ur en anställds perspektiv

Det finns många definitioner av aktivitetsbaserat arbete. I denna artikel vill jag förmedla hur vi på UClarity utformat vår arbetsplats och hur vårt arbetssätt fungerar för oss.

Passar aktivitetsbaserat arbetssätt alla organisationer?

Det finns inte någon universell modell för aktivitetsbaserat arbete. Flera bolag och organisationer har valt olika vägar och ingredienser för att hitta ett arbetssätt som passar bäst för dem. Aktivitetsbaserat arbete har haft många olika namn under åren och gått under allt ifrån härarbete, mobil arbetsplats till distansarbete och definitionen utvecklas allt eftersom organisationer hittar egna lösningar. Det som oftast är avgörande är att tillvägagångsättet är anpassat utifrån de arbetsuppgifter som ska utföras, i kombination med en optimal fysisk och digital arbetsplats. Aktivitetsbaserat arbetssätt behöver dock inte gälla alla inom en organisation. Det är naturligtvis svårt för en bussförare eller snickare att arbeta hemifrån. Däremot kan vissa arbetsuppgifter genomföras oberoende av plats, t.ex. administration och tidsrapportering.

Hur arbetar UClarity och hur har vi utformat ett arbetssätt och en arbetsplats som fungerar för oss?

På UClarity började det hela med en utarbetad vision, värderingar och strategi för att hitta den bästa blandningen av fysisk arbetsplats, digitala verktyg och attityder som stödjer ett arbetssätt där anställda blir engagerade, motiverade och effektiva. Det kanske mest avgörande för att lyckas med just aktivitetsbaserat arbete är en organisationskultur som bygger på förtroende, delaktighet och ett gemensamt ansvarstagande. På UClarity arbetar vi ständigt för att bli bättre och för att hitta smarta arbetssätt och digitala hjälpmedel under devisen ”Vill, Kan och Får”. Jag har själv arbetat aktivitetsbaserat under flera år och för mig är det svårt att tänka mig ett annat sätt att arbeta på. Informationsteknologin har gjort det möjligt för oss att arbeta och samarbeta digitalt, oberoende av tid, plats och rum.

Det är fortfarande vanligt att organisationer vill att de anställda arbetar på en bestämd plats med bestämda tider. Detta innebär troligtvis att dessa organisationer även spenderar en hel del pengar på kontorslokaler som inte är platsoptimerade. Idag spelar det egentligen ingen roll för många av oss var eller när vi arbetar, något som har gjort det möjligt för oss att skapa en bättre, och mer hälsosam balans mellan arbete och privatliv.

På UClarity väljer vi var, när och hur vi ska arbeta utifrån de arbetsuppgifterna som vi står inför. Behöver jag ett informellt möte med en kollega kanske det passar bra med en promenad följt av en fika på närmaste café. Behöver jag sitta ostört i ett samtal med en kund stänger jag in mig i ett av våra mötesrum som är anpassade för digitala möten. Arbetar jag i ett kundprojekt föredrar jag att vara hos kunden om detta är möjligt. Var jag än sitter, står eller går är det alltså beroende på arbetsuppgiften jag ska utföra för stunden. Arbete är inte en plats, det är något jag gör.

Hur påverkar det mig som anställd att arbeta aktivitetsbaserat?

Jag har mycket större flexibilitet i mitt arbete. Men för att bäst ta tillvara på fördelarna som flexibiliteten ger, krävs det även ett individuellt ansvarstagande. Jag har ingen chef som klockar mig när jag kommer in eller när jag går hem för dagen. Det är alltså upp till mig att ha kontinuerliga avstämningar med min chef och de kollegor eller kunder som jag arbetar med för att genomföra uppdraget. Att kunna arbeta på detta sätt kräver en bra digital arbetsplats och kunskap för att hantera de digitala verktygen på det smartaste och mest effektiva sättet. En digital kalender, digitala mötestjänster samt digitala anteckningar är helt avgörande för mig som anställd för att kunna arbeta aktivitetsbaserat. Det är även viktigt att mina kollegor och kunder kan se när jag är tillgänglig för att skapa ett bra samarbetsklimat, likväl när jag är upptagen för att minska störningsmoment.

Vad innebär inte aktivitetsbaserat arbete för oss på UClarity?

  • Det innebär inte att vi som anställda arbetar så mycket eller lite som vi vill. Jag har fortfarande en 40 timmars arbetsvecka, däremot väljer jag hur jag bäst disponerar tiden utefter de uppdrag jag är delaktig i. Detta gör det också lättare att planera mitt privatliv. Det innebär inte heller att jag bara arbetar hemifrån. Jag måste vara flexibel när det gäller val av plats utifrån de arbetsuppgifter som ska genomföras.
  • Aktivitetsbaserat arbete för oss på UClarity är inte kostsamma designade lokaler med platser eller möbler som inte fyller någon funktion. Varje plats eller möbel på kontoren är noggrant utvald utefter de varierande arbetssituationer som vi brukar befinna oss i.
  • Bara för att vi har valt att arbeta aktivitetsbaserat innebär det inte att vi förespråkar detta arbetssätt för alla organisationer och alla anställda. Vid införandet av aktivitetsbaserat arbetssätt tittar vi alltid på organisationens och deras anställdas behov. Därefter kan den fysiska och digitala arbetsplatsen anpassas för att möjliggöra ett arbetssätt som passar bäst för just dem. Vi hade exempelvis en kund som gick in i ett projekt med oss med intentionen att införa aktivitetsbaserat arbete. Det slutade med att de i stället valde att införa kontorsmobilitet (d.v.s. att de anställda får välja plats, men bara på kontoret) framför aktivitetsbaserad arbete. Ingen lösning är fel, det viktiga är att man tillgodoser verksamhetsbehoven.

De största fördelarna för mig som anställd med att arbeta aktivitetsbaserat är definitivt HR-perspektivet. Det ger mig bättre balans mellan arbetsliv och privatliv. Visst är det stundtals utmanande med individuellt ansvarstagande, men det ger också en känsla av delaktighet vilket medför ett större engagemang i bolaget. Jag har tidigare arbetat på kontor med fasta arbetsplatser med begränsat utbyte mellan kollegor och avdelningar. På UClarity och med aktivitetsbaserat arbetssätt träffar jag fler människor som alla bidrar på sitt sätt till en trevligare och effektivare arbetsmiljö samt sundare arbetsliv.

Att vi på UClarity hjälper bolag och organisationer att utifrån verksamhetens behov anpassa den fysiska och digitala arbetsplatsen för att möjliggöra ett aktivitetsbaserat arbetssätt, är endast en bonus i mitt arbetsliv.

Emmy är specialist inom personlig effektivitet, tidsoptimering och förändringsledning och ingår i UClaritys lanseringsteam.