7 vanligaste frågorna om Teams

7 vanligaste frågorna om Teams

Ska vi satsa på Teams-telefoni, varför ser videon knasig ut och vem kommer åt vad? Microsoft Teams är ett digitalt verktyg med stor bredd, men även en hel del utmaningar. Läs expertens svar på de vanligaste frågorna kring samarbetsverktyget.  

Linus Cansby har sedan början av 2000-talet jobbat med olika former av lösningar inom kommunikation och samarbetstjänster. Unified Communication. I dag är han specialist med fokus på Microsofts lösningar. Här är svaren på några av de vanligaste frågorna han får som expert på Microsoft Teams.  

När kommer funktionen xyz?

Detta är troligtvis den vanligaste frågan jag får från kunder och via sociala medier och det är inte så konstigt då Microsoft ofta är snabba på att presentera kommande funktioner men sen dröjer det 3,6, kanske även 12 månader innan funktionen kommer. Det bästa sättet att hålla koll på vad som är på gång är att kolla Microsoft 365 Roadmap  och hålla koll på Message Center i Office 365 Admin Portal, där publicerad kommande funktioner. Jag försöker också publicera på Twitter och Linkedin när det är något nytt som kommit in på Roadmapen för Teams. 

Nu när Microsoft kommit med Teams-telefoni i Sverige, är det något vi ska satsa på då?

Microsoft lanserade under hösten Calling Plans i Sverige, det gör det möjligt för dig med användare i Sverige att köpa svenska telefonnummer från Microsoft samt portera era svenska telefonnummer från en operatör in till Microsoft. Men det har varit möjligt för svenska användare att använda telefoni i Teams länge, genom att sätta upp egen hårdvara (Session Border Controller) som kopplas till telefonnätet via en operatör samt till Teams. Det andra alternativet är att använda sig av en operatör som redan anslutit sig till Teams, er organisation behöver då ingen hårdvara och operatören sköter uppsättningen mot Teams.

Det man bör fundera på är vilka fördelar man ser men att ha telefoni i Teams, en del är självklart att man får alla samtal på ett och samma ställe oavsett om det är mötet, Teams-samtalet med kollegan eller telefonsamtalet till kunden. Men i Sverige har vi en hög andel användare med mobiltelefon och det kanske är bättre att ha den som telefonilösning, kanske tillsammans med en växel hos operatören.

Så ja möjligheten finns och det finns olika möjligheter att få telefoni i Teams, det gäller bara att hitta vad som passar er bäst.

Vill ni också lyckas med resan mot ett bättre arbetsliv?

Nyfiken på mer? Kontakta oss!

Hur fungerar dokumenthantering i Teams och vem kan läsa dokumenten?

Att det är SharePoint som ligger bakom filhanteringen i Teams kanske inte är en hemlighet, det är faktiskt så med de flesta funktionerna i Teams att det är någon annan Microsoft-komponent som ligger och snurrar i bakgrunden. Det är ju smart att återanvända fungerande produkter på detta sätt men det kan också vara vissa problem. Till exempel har alla medlemmar i teamet tillgång till filer som laddas upp, ganska självklart, men i Sharepoint kan du även dela ut en enskild mapp eller fil till någon som inte är med i teamet. Är inte detta bra då tänker du? Nja, där är här det börjar bli lite komplicerat för även om team-ägaren måste godkänna delningen så är det inte tydligt för andra teammedlemmar att en mapp är delat, så de kanske delar en konfidentiell fil i tron att det bara är team-medlemmar som kan läsa filer som ligger i teamet. 

 Detta går ju att lösa genom att rekommendera användare att lägga in medlemmar i teamet om de ska ha tillgång till dokument som ligger i teamet. Det går även att använda säkerhetsfunktioner som finns i Office 365 som kan skydda informationen som finns i dokumentet så att obehöriga inte får läsa även om de har tillgång till filen.

Hur kan man få hanteringen av flera organisationer att fungera bättre?

Blir du inbjuden till ett team i en annan organisation så måste du växla över till den organisationen för att jobba i det teamet, risken är du att du missar något i din hem-organisation. Till exempel om du får ett samtal i Teams så kommer inte notifieringen om detta upp när du är inloggad i gästorganisationen. Jag hoppas att Microsoft får till en lösning snart där man kan vara inloggad i flera organisationer i samma vy, utan att behöva växla fram och tillbaka men där är vi inte än. Min rekommendation är att använda webbläsaren och vara inloggat i gästorganisationen där, så jobbar jag själv och har ofta uppe flera kunders miljöer i olika webbläsare samtidigt. Har du inte gjort det redan så testa gärna den nya Edge webbläsaren där man kan skapa flera profiler och på så sätt vara inloggad i olika miljöer samtidigt. 

Hur kan man få till effektivare möten i Teams?

Inte bara i Teams utan i alla mötesplattformar, till exempel Zoom och Webex, så starta video. Du kanske inte har igång den hela tiden, speciellt inte om du bara ska lyssna in, men om du är delaktig i konversationen så kommer ni få ett effektivare möte om videon är påslagen. Jag tycker även att bra ljud är en förutsättning när man sitter i långa eller många möten, att lyssna på någon som sitter med en dålig ljudenhet blir tröttsamt i längden och det är ofta de som frågan ”kan du repetera det du sa?”. 

I Teams finns det nu en brusreduseringsfunktion som ska ta bort bakgrundsljud, så om du vet att du har en ljudenhet som inte är perfekt testa att ställa om denna så att den tar bort mer bakgrundsljud. 

När du har bjudit in till ett möte se till att ha en agenda som ni försöker att följa och håll mötestiden, boka inte upp hela timmen utan boka hellre 45-50 minuter så alla får möjlighet att rensa tankarna mellan sina möten. Det finns en funktion i Outlook som hjälper till med detta och Teams har nu börjat säga till när det är 5 minuter kvar, det är då du som mötesledare ska börja avrunda mötet och kanske boka upp en ny mötestid om ni inte är klara. Tänk också på att alla diskussioner inte behöver vara ett möte, ofta går det bra att använda kanaler i Teams och diskutera där istället för att boka upp ett möte. 


Vill du ha tips direkt i din inkorg?

Signa upp på vårt nyhetsbrev!


 

Vem kommer åt möteschatten?

Chatten i Teams är ju alltid tillgänglig för alla, så den du skickar till behöver inte vara online för att ta emot meddelande och samma sak i möten, har du en gång gått med i mötet så kan du läsa allt som skrivs. Så även om du bara var med i mötet i 5 minuter så kan du se allt som skrivs efteråt att du lämnade mötet. Det kommer en uppdatering snart som kommer låta organisatören bestämma om möteschatten ska vara helt avstängd, bara tillgängligt i mötet eller alltid tillgänglig. I kombination med detta som kommer bara de som var inbjudna till mötet ha tillgång till sådant som delas i mötet så som chatten, så om ni skickar möteslänken till någon som inte är inbjuden till mötet kommer de bara ha tillgång till chatten när de är inne i mötet. 

Varför spegelvänder Teams min bild och mina bakgrunder?

I din egen video där du ser dig själv så visas du spegelvänt, du kanske har noterat detta om du har haft en bakgrund med text eller har filmat på en whiteboard eller liknande. Jag har sett att den som tipsat om att vända texten på bakgrundsbilden eller använda tredjepartsapplikationer som löser detta, men det är inte nödvändigt för Teams löser detta för de som ser din bild. Så det som du ser i din förhandsvy för videon är spegelvänt men de som tittar på din bild ser den åt rätt håll. Varför har Microsoft gjort så här frågar många, jag vet inte exakt men misstänker att det är för att de flesta vet hur en spegel fungerar och det blir enklare för dig om förhandsvyn är spegelvänd, men jag vet att många efterfrågar att göra det valbart om bilden ska spegelvändas eller ej. 

Denna text publicerades först i sin helhet på Telekom idag. På Telekom idags konferens Connect 21 kommer Linus Cansby att fortsätta svara på frågor om Teams. Har du en annan fråga som du skulle vilja ställa till Linus? Mejla då gärna till in Connect 21 på info@telekomidag.se senast den sista mars – så kommer Linus svara på konferensen.

Läs gärna mer om Connect 21 och anmäl dig här 

Vill ni också lyckas med resan mot ett bättre arbetsliv?

Nyfiken på mer? Kontakta oss!

Linus Cansby är Microsoft MVP och seniorkonsult på Uclarity och hjälper bl.a. kunder att komma igång med Teams och resan från Skype for Business till Teams.