5 tips för att lyckas med webbsändningar

5 tips för att lyckas med webbsändningar

När det är svårt att träffa sina kollegor, kunder eller partners fysiskt är webbsändningar ett bra alternativ. Under hela våren 2020 har vi stöttat många verksamheter med att fortsätta dialogen via olika typer av webbsändningar. Och för majoriteten har det genererat mycket uppmärksamhet och nya säljmöjligheter på marknaden. Även om webbsändningar känns som ett ”vanligt” digitalt möte är det stora skillnader. Det är mera komplext med webbsändningar och kräver strukturerad planering samt andra kompetenser för att lyckas och fånga publikens uppmärksamhet.

Vi har därför samlat 5 enkla tips innan du börjar planera dina egna webbsändningar:

1. Planera enligt ”Före, under och efter”

Bra och genomtänkt planering och tydliga roller och ansvar är viktigt för att lyckas med webbsändningar. Det är ofta ett team av människor inblandad och allt ska synka och stämma under en produktion som kan ha många olika moment. Räkna med att mest tid kommer att gå åt före-fasen där både produktionsplanering och marknadsföringsaktiviteter ingår för att maximera antalet deltagare. Under-fasen är oftast den kortaste och lika lång som sändningstiden (45–60 min). Efter-fasen är en viktig fas för att maximera resultatet genom att marknadsföra innehållet och inspelningen till personer som inte hade möjlighet att delta live samt till andra målgrupper. Se även till att ha en ”Plan B” om förutsättningarna på något sätt förändras p.g.a. sjukdom, tekniska fel eller liknande händelser.

2. Håll det enkelt och minimera risknivån

Webbsändningar kan bli väldigt komplexa och krävande i produktionen och det finns alltid en risk för att saker går fel när man sänder ”live”. Så försök att hålla webbsändningen så enkel som möjligt. Till exempel blir det oftast enklare om man minimerar livemomenten genom att spela in presentationer, intervjuer och samtal. När du spelar in har du alltid möjlighet för omtagningar vilket inte går i livesändningar. Interaktion som t.ex. omröstningar, tillkännagivanden eller frågor & svar, måste naturligtvis vara live och gör webbsändningarna mer intressanta för deltagarna.

3. Anpassa innehållet och erbjud interaktivitet

Tänk igenom mål och syfte med webbsändningen samt vad som är passar bäst för detta format. Att bara översätta en presentation eller demonstration från ett fysiskt event eller konferens blir nästan aldrig lyckad. Samtal och diskussioner mellan flera personer är ett bättre format än att visa någon som pratar till en Powerpoint-presentation i 30 minuter.

Tänk även på att många deltagare kommer att delta i sändningen från en smartphone vilket gör att du måste anpassa illustrationer och Powerpoints för mindre skärmstorlek.

Se till att skapa interaktivitet och dialog med publiken genom att ställa frågor, få feedback genom omröstningar eller liknande. En hög grad av relevant interaktivitet gör det till en mer intressant webbsändning.

4. Marknadsför både före och efter sändningen

Det är självklart viktigt att få så många deltagare från den målgrupp du siktar på för att maximera resultatet. Marknadsföringen är därför viktig och det är viktigt att börja i tid. Det ska vara enkelt att anmäla sig som deltagare och förstå hur man gör rent teknisk för att ansluta sig till sändningen. Tänk igenom marknadsföringsinsatserna tillsammans med marknads- och kommunikationsavdelningen för att maximera effekt och synka budskap med övriga marknadsaktiviteter.

Det kan vara lika viktigt och effektivt att marknadsföra sändningen (inspelningen) efter livesändningen för att nå ut till de som inte kunna delta live och även till andra grupper. Ofta har en inspelning av en webbsändning flera visningar efter livesändningen.

5. Välj rätt lösning och teknisk plattform

Det finns många olika tekniska lösningar för att göra webbsändningar. YouTube och Facebook erbjuder gratis webbsändningar, Microsoft har paketerad det som en del av Microsoft 365 (Teams Live Events) och Adobe och Zoom erbjuder det som prenumerationstjänster. Dessutom finns det en hel del fristående lösningar såsom On24, Livestorm och GoToWebinar. På ytan ser det ut som att alla erbjuder ungefär samma funktionalitet men så enkelt är det tyvärr inte. Det är stora skillnader och det är viktigt att du väljer lösning utifrån dina behov och ambitionsnivå. Vill du till exempel kunna sköta inbjudan, utskick och registrering från samma plattform, så är det inte alla som har detta inbyggt.

Mer information

Vill du ha hjälp med att starta egna webbsändningar eller optimera ett befintligt koncept, så hör gärna av er till oss.

Peter är en av UClaritys ledande specialister på IT-kommunikationslösningar med fokus på strategiprojekt samt införande av ny teknologi i verksamheten.