5 sätt att optimera din tid med effektivare digitala möten

5 sätt att optimera din tid med effektivare digitala möten

KlockaUClarity’s rådgivare i personlig effektivitet, Emmy Jonsson, hjälper dig med några tips om hur du kan optimera din tid med effektivare digitala möten.

Tänk på att välja en tid för mötet som passar alla deltagare. Till exempel har de flesta av oss mejl och andra åtaganden att ta igen efter helger och semestrar. Du kan använda dig av schemaläggningsassistenten i din digitala kalender för att hitta passande tider för ditt möte.

Nedanstående frågor kan vara bra att ställa till dig själv inför ett digitalt möte:

Behöver jag vara med på detta möte?

Läs igenom mötesinbjudan och agendan som presenteras i mejlet. Kommer du att medverka aktivt och behöver förbereda dig inför mötet? Har du fått en inbjudan som saknar agenda och du är osäker på om ditt medverkande behövs under mötet? Ofta får vi inbjudningar från många håll och det är faktiskt okej att tacka nej till ett möte där du inte behövs. Kom ihåg att alltid svara på en mötesinbjudan, det tillhör god ton och du håller din digitala kalender uppdaterad.

Har jag en tydlig agenda?

Sätt ordningen på det som ska täckas redan när du skickar ut mötesbokningen i en agenda, alternativt föreslå att den som bjudit in dig är tydlig i sin agenda. Använd mötestiden endast för diskussion med agendan som bas och för att underlätta mötesanteckningar. Jag brukar även uppmuntra kollegor att gå in och redigera deras punkter innan våra veckomöten. Själv näst intill missbrukar jag Microsoft OneNote när jag tar digitala anteckningar, men det finns många andra digitala alternativ som kanske passar just dig. Det som är bra med digitala anteckningsböcker är att man kan dela sin anteckningar, ha bra struktur och alla kan gå in och redigera.

Använder jag tiden i mötet på bästa sätt?

Prioritera och välj ut det som absolut måste täckas under mötet. Fråga dig vilket resultat mötet ska ha och vad du kan göra för att mötestiden ska användas så effektivt som möjligt. Ett tips är att använda video under mötet. Det gör att du kan se deltagarna och det är lättare att behålla fokus.

Kommer alla till tals under mötet?

Vissa människor dominerar ibland i samtal och det är viktigt att som organisatör eller moderator att se till att göra plats i agendan för frågor som får samtliga deltagare att bidra med sina idéer och tankar. Det går också att använda sig av digitala omröstningar där man enkelt kan rösta i en fråga och spara resultatet.

Har du en klar uppföljning?

Har alla agendapunkter hanterats eller är det något som vi måste ta upp till nästa möte? Observera objekt som kräver ytterligare diskussion och lista alla uppgifter som genereras vid mötet. Anteckna vem som tilldelats göra vad, och när. Vid utgången av mötet, sammanfatta snabbt nästa steg och informera alla att du kommer att skicka ut en sammanfattning om mötet via mejl med eventuell uppföljning.

Sist men inte minst är det viktigt att hålla tiden som är utsatt för mötet. Genom att följa dessa råd kommer du troligtvis att undvika att falla i fällan för oproduktiva möten och få loss tid du inte visste att du hade till att disponera.

 

Uclarity grundades 2008 och är Nordens ledande rådgivare inom digitala kundmöten och digitalt arbetssätt.

Starkare tillsammans

Bolag inom både publik och offentlig sektor efterfrågar en alltmer kostnadseffektiv, platsoberoende och säker digital arbetsplats. Därför går nu Altitude 365 och Uclarity samman och bildar ett gemensamt specialistbolag.
Fortsätt på UclarityKolla in Altitude 365

Altitude 365 + Uclarity – Årets Modern Work Partner!

Vinnaren är ett bra exempel på hur en “Born in the Cloud” ständigt förbättrar sitt erbjudande, arbetar nära och proaktivt med Microsoft för att hjälpa kunderna på deras digitaliseringsresa. Plus att vi på Microsoft verkligen ser fram mot den nya bolags-konstellationen (Altitude 365 + Uclarity) för ett “Starkare Tillsammans”.

Uclarity och Altitude 365 - Starkare tillsammans

Uclarity är specialister på digitala möten, telefoni, kontaktcenter och digitalt arbetssätt. Altitude 365 är specialister på säkerhet, mobilitet och hur bolag kan optimera resan till Microsoft365. Nu gör vi gemensam sak och bildar bolag tillsammans.

– Pandemin har tydliggjort behoven av en modern digital arbetsplats och vi har diskuterat ett samgående med Altitude 365 under en längre tid. Våra kunder har behov av specialistkompetens och tillsammans blir vi en ledande specialist inom Digital Workplace-området, säger Niklas Olsson Hellström, VD Uclarity AB.

Tommy Clark, Partner, Altitude 365, kommenterar:
– Inget bolag köper det andra utan båda bolagen får lika stora delar i det nya bolaget. Vår ledstjärna är att vi blir starkare tillsammans och att vi kan hjälpa våra kunder under hela deras resa.
Målet med sammanslagningen är att kunna hjälpa kunder med både teknik och effektiva arbetssätt.

– Det är då våra kunder får önskad effekt av sin investering i den digitala arbetsplatsen, säger Niklas Olsson Hellström.

Båda bolagen har svenska och internationella kunder från både privat och offentlig sektor. Sammanslagningen resulterar i en organisation på 50+ anställda baserade i Stockholm, Örebro och Göteborg.

För frågor, vänligen kontakta;
Tommy Clarke, Partner, Altitude 365 AB, 0703-593854, tommy.clarke@altitude365.com
Niklas Olsson Hellström, VD, Uclarity AB, 0734-198016, niklas.olsson@uclarity.com

Fortsätt på UclarityKolla in Altitude 365