Webbföreläsningar för +1000 deltagare

Webbföreläsningar för +1000 deltagare

Under det senaste halvåret har vi jobbat med ett projekt i USA för att etablera både teknik och arbetssätt för webbföreläsningar för ett stort globalt bolag. Behovsbeskrivningen från kunden var att genomföra stora digitala möten (+1000 deltagare) för deras kontor och medarbetare i USA. Historiskt hade bolaget samlat anställda i fysiska möten på huvudkontoret eller försökt genomföra möten via en kombination av webbmöten och telefonkonferenser, oftast med en dålig upplevelse för deltagarna. Bolaget finns idag på 44 platser över hela kontinenten i tre olika tidzoner och målsättningen för projektet var att kunna genomföra kvalitativa stormöten utan att behöva resa. Syftet var att spara tid, pengar, minska miljöpåverkan och samtidigt förenkla för ledningsgrupper att involvera och engagera medarbetarna i den löpande affärsutvecklingen.

Som ett första steg genomförde UClarity en förstudie på plats för att analysera tekniska förutsättningar och nuvarande arbetssätt inom verksamheten. Speciellt viktigt var att säkerställa nätverkets förmåga att sända digitala föreläsningar i realtid till anställda på olika platser. Nästa steg var att genomföra testar av olika typer av digitala möten (föreläsningar, ledningsgruppsmöten, avdelningsmöten, utbildningar etc.) för att därefter ta fram en rekommendation på teknisk utrustning och arbetssätt för respektive kontor. Eftersom kunden redan använde Office 365 valdes Microsoft Skype Meeting Broadcast som central plattform för att genomföra webbföreläsningar.

Bild från dokumentationen som togs fram.

För att skapa bästa möjliga förutsättningar för webbföreläsningar byggdes bl.a. en studio på huvudkontoret med anpassad belysning, akustik, teknik etc. för digitala möten. Dessutom anpassades befintlig hörsal för att hantera en kombination av fysiska och digitala stormöten. UClarity utbildade därefter kommunikationsavdelningen i att genomföra webbföreläsningar och dokumenterade hela processen i en ”cookbook” med beskrivningar och checklistor för olika typer av digitala möten, från enkla avstämningsmöten till föreläsningar med tusentals deltagare.

Projektet avslutades med att UClarity stöttade kunden med att genomföra en digital konferens med 550 deltagare från 44 platser i USA. Konferensen innehöll allt från keynote tal från landschefen till breakout sessioner för respektive kontor. Utöver det digitala mötet fanns även flera andra kommunikationskanaler tillgängliga för att skapa interaktivitet med deltagarna. Resultatet blev väldigt positivt och tillvägagångsättet ska nu även implementeras för Europa och Asien.

– Detta har varit ett mycket inspirerade och givande projekt. Framgångsfaktorn var att vi adresserade helheten, både teknik och människa, vilket är ett måste inom detta område. Att vi fick uppdraget ser vi även som ett kvitto på att vi fortsätter att vara det ledande bolaget inom digitala möten och digitalt arbetssätt, säger Peter Andersson, Founding Partner, UClarity AB.

För mer information kontakta:

Peter Andersson, 0734-198014, peter.andersson@uclarity.com