UC Ready – Förbättra kvaliteten i Digitala Möten

Digitala möten kan göra under för en organisation i form av att bli mer effektiva, mer kreativa och dessutom vara en del i framgångsreceptet för en bra arbetsplats. Många man pratar med idag säger att man inte skulle kunna arbeta på en arbetsplats som inte erbjuder det.

Men handen på hjärtat, hur bra fungerar det idag? Är medarbetarna så nöjda som dom borde vara? Kommer mötena igång på utsatt tid? Är ljudkvalitén så bra att man orkar sitta och jobba ihop under flera timmar? Vet du och dina kollegor hur ni ska göra när ni kommer in i mötesrummet?

När digitala möten inte fungerar som dom borde är det väldigt svårt att få medarbetarna att lita på att det här är en mötesform eller ett arbetssätt som skulle kunna hjälpa dom. Tyvärr är det också svårt att återvinna ett lågt förtroende och vi får sällan så många chanser här.

UClarity har arbetat länge med digitala möten för olika typer av organisationer. Allt ifrån myndigheter och kommuner till globala företag i alla storlekar. Vi vet vad det kan göra med människan och organisationen när det fungerar bra, men även hur ont det gör när det inte fungerar

Vi vet också att det inte finns en quickfix utan att digitala möten består av ett gäng kuggar som måste rulla tillsammans. Den tekniska miljön måste fungera bra. De olika delarna av nätverket måste leverera sitt och användarna måste var rätt utrustade både när det gäller enheter/prylar men också kunskapsmässigt!

  • Hur bra fungerar den tekniska plattformen?
  • Hur ser nätverket ut och levererar det som det ska?
  • Har vi rätt förutsättningar för att lyckas med digitala möten utifrån den utrustning och miljö vi sitter idag?
  • Vet medarbetarna hur man på ett effektivt sätt genomför ett digitalt möte och vad som förväntas av dom?
  • Vet medarbetarna VARFÖR och HUR Digitala Möten skulle kunna hjälpa dom?

Vi har en metodik som vi kallar UCReady® där vi hjälper företag att ta nästa steg kring digitala möten utifrån var man är idag där vi tittar på tekniken, miljön och människan

Metodiken är baserad på tre faser:

Analyze

Den initiala insatsen är en analys av hur Digitala Möten fungerar idag både tekniskt (levererar plattformen och nätverket vad det ska?) och hur våra medarbetare upplever tjänsten. Ur analysen kommer en rapport som tydligt talar om de svagheter som hittats samt förslag på åtgärder. Här jämför vi även resultatet utifrån ett antal KPI:er med andra liknande organisationer för att få en indikator på hur man ligger till.

Adjust

I Adjust-fasen hjälper vi till att arbeta med de förbättringsåtgärder som identifierats i analysfasen. Det kan vara tekniska delar så som att arbeta med ett nätverksteam för att optimera nätverket för röst och video trafik, till hjälp med anpassningar av mötesrum och hjälp med kommunikation och utbildning av användarna

Maintain

Tyvärr finns inget Nirvana för Digitala Möten. Nätverk är som en levande organism, teknik kommer och går, kunskap måste underhållas och behov förändras. Det är därför viktigt att skapa en bra modell för hur vi underhåller tjänsten ”Digitala Möten”. Vi hjälper till att hitta en modell för hur vi långsiktigt får Digitala Möten att fungera där vi skapar processer och definierar tydliga mätbara mål med en nordstjärna att jobba emot.

UCReady – Analysis

Det här gör vi:

Under analysfasen fokuserar vi primärt på ett antal fokussiter som vi tillsammans identifierar under uppstarten.

  • Genom att lyssna på medarbetarna får vi viktig kunskap om hur mognaden ser ut, vad man anser fungerar bra och mindre bra. Detta gör vi genom en enkät samt intervjuer.
  • Intervjuer och workshops med nät och tjänsteansvariga för att kartlägga hur den tekniska tjänsten fungerar och dess förutsättningar.
  • Genomgång av fysisk miljö så som mötesrum och dess förutsättningar för bra digitala möten.
  • Analys av data från genomförda möten visar hur bra den tekniska plattformen fungerar och hjälper oss att identifiera förbättringsområden både kring nätverk, klient och ljudenheter.
  • Med hjälp av nätverksanalysverktyg identifierar vi att trafiken tar den optimala vägen i nätverket, att brandväggar och andra komponenter släpper igenom trafiken som det ska samt att nätverket lever upp till kraven som Digitala Möten ställer.
  • Allt sammanställs i en rapport som presenteras för berörda med tydliga åtgärdsförslag samt förslag på nästa steg. I rapporten jämför vi även vissa specifika resultat med andra liknande organisationer.

Analysfasen syftar till att identifera svagheter och föreslå förbättringsåtgärder inför Adjust-fasen.

Avancerad Nätverksanalys

Den initiala analysen inkluderar kortare nätverkstester som tillsammans med telemetridata och statistik från genomförda möten kan påvisa ifall det finns brister i nätverket. Om vi under den initiala analysen identifierar att det finns brister i nätverkskapacitet eller trafikmönster kan en mer avancerad nätverksanalys läggas till. Vid denna analys installeras prober i nätverket som simulerar röst och videotrafik under en längre period och som sedan kan ge en djupare analys av nätverket. Då denna analys är mer omfattande i både tid och kostnad genomförs denna primärt ifall svagheter identifierats.

Ett urval av våra uppdragsgivare

 

Redo att ta nästa steg? Hör av dig! 

 

OM UCLARITY KONTAKTA OSS