Smart mötesbokning – del 3: Resurshantering

Smart mötesbokning – del 3: Resurshantering

Majoriteten av företag och organisationer i Sverige använder Outlook och Exchange (on-premises eller online) som plattform för mötesbokning och resurshantering. Att hitta och boka lediga och ändamålsenliga mötesrum och andra resurser är onödigt krångligt i Outlook.

Följande begränsningar för resurshantering finns i verktygen Outlook och Exchange:

  • Det går inte att söka mötesrum baserat på behov, till exempel mötestyp, storlek och teknisk utrustning.
  • Det finns ingen möjlighet att se foton och ritningar över mötesrum i mötesbokningen.
  • Går ej att ställa in en fast ej bokningsbar tid mellan mötena, dvs förhindra att mötena bokas direkt efter varandra.
  • Det går inte att boka flera mötesrum eller tillsammans med Onlinemöte via Hitta Rum-funktionen.
  • Schemaläggningsassisten visar alla mötesrum och mötesresurser, oavsett om de är lediga eller inte.
  • Det är inte möjligt att få rumsförslag baserat på var mötesdeltagarna sitter fysiskt.
  • Kategoriseringen av kalenderbokningar är ologisk och går ej att konfigurera. Den skiljer sig också mellan olika plattformar.
  • Saknar koppling till angränsande bokningsflöden, t ex catering.
  • Bokning av återkommande möten nekas av rum och resurser om ett tillfälle är bokat i serien.

Med ett tredjepartsverktyg som integrerar med Exchange och Outlook kan man lösa flera av de brister som finns kring resurshantering och mötesbokning, till exempel:

  • Söka efter rum baserat på mötesbehov; antal platser, mötestyp, utrustning och geografisk placering.
  • Visa foton och kartor över mötesrum inne i mötesbokningen.
  • Hantering av spilltid mellan möten.
  • Minska tidsåtgången för att boka möten.
  • Hopkoppling med andra bokningsprocesser som besöksregistrering och catering.
  • Hantera all resursbokning på ett och samma ställe.
  • Användarna behöver inte lära sig ett nytt verktyg då det är helt integrerat med Outlook.
  • Utökade statistikfunktioner för bättre analyser och förbättringsåtgärder.
  • Ger användarna en bättre mötesupplevelse med behovsanpassade rum.

Är det bara resurshantering som är behovet?

Vår rekommendation är att bolag tittar på hela flödet i mötesprocessen. Det vill säga från medarbetarens behov av ett möte, hitta och boka ändamålsenliga mötesresurser, inbjudan av interna och externa mötesdeltagare, besöksregistrering, hitta till mötesrummen och slutligen hur hela lösningen ska förvaltas av IT.

Leverantörerna inom området adresserar problemställningarna på olika sätt. Vissa fokuserar på enskilda behov medans andra på helheten. Vi på UClarity hjälper våra kunder med att identifiera verksamhetsbehov och anpassa den tekniska lösningen för att uppfylla dessa.

UClaritys 4-stegsmodell för att tydliggöra både behov och förslag på förändring:

Nästa blogginlägg i denna serie (del 4 av 5) om smart mötesbokning handlar om analys av nyttjandegrad för mötesrum och andra mötesresurser.

Läs de andra inläggen i serien här.

Fredrik är arkitekt och specialist inom samarbetslösningar med fokus på Microsoft Teams, SharePoint, Skype for Business och Microsoft Office 365.