Samtal i Microsoft Teams

Samtal i Microsoft Teams

Vid Microsoft Ignite i Orlando presenterades det mer om hur samtal i Microsoft Teams kommer att fungera. Just nu så saknas viss funktionalitet i Microsoft Teams kring samtalshantering som användarna är vana vid från Skype for Business. Jag kommer i denna artikel fokusera på vad man kan göra i Teams och vilka funktioner som finns eller kommer komma till Teams snart.

Microsoft presenterade under Ignite att de byter namn på funktioner i Skype for Business Online (Skype Online) där Cloud PBX byter namn till Office 365 Phone System. Troligtvis gör man detta för att använda dessa funktioner till både Teams och Skype Online, med namnet Office 365 Phone System blir det inte lika sammankopplat till Skype Online som det var tidigare och man kan utnyttja denna BackEnd-funktionalitet till både Skype Online och Teams.

Microsoft presenterade även andra namnbyten i samband med Ignite i Phone System, dessa funktioner kommer gälla för både Teams och Skype Online.

  • Phone System – Telefonsystemet i Office 365 som Microsoft Teams och Skype Online använder sig av. Tidigare kallades detta för Cloud PBX och användes endast av Skype Online.
  • Audio Conferencing – Ger oss möjlighet att ringa in till ett möte från telefonnätet.
  • Calling Plan – Ger en användare möjlighet att ha ett telefonnummer i Phone System
  • Communications Credits – Möjlighet att ha avgiftsfria nummer (020) i Audio Conferencing, ringa ut från Audio Conferencing och ringa nummer som inte ingår i Calling Plan
  • Audio Conferencing Pay-Per-Minute – Istället för att betala Audio Conferencing per användare och per månad kan man betala inringande och utgående konferenssamtal per minut.

Audio Conferencing

Audio Conferencing är den funktion vi kommer se tidigast i Teams då Microsoft har startat att rulla ut denna funktion till preview-kunder. Redan idag har kunder möjlighet till Audio Conferencing i Skype Online men det kommer även till Microsoft Teams, då båda användare sig av Office 365 Phone System kommer funktioner och licenser vara samma i Skype Online och Teams.

Konferensmötet bokar man på samma sätt som med Skype via Outlook och den knapp som finns i mötesbokningen i Outlook som heter Teams Meeting. Det går även att skapa ett möte direkt i en Teams-kanal som då skickas ut som en bokning till inbjudna deltagare.

Tyvärr går det i en Outlook-bokning att lägga in både ett Skype-möte och ett Teams-möte vilket kan bli förvirrande för mottagaren.

Mötesbokningen kommer sedan se ut som den man får från Skype Online när man bokar ett möte i Outlook. Tyvärr så finns inte möjligheten till anonyma eller federerade användare i Teams ännu så personer som ska gå med i mötet som inte finns i din organisation måste gå in i mötet med sitt Gäst-konto. Ett gäst-konto i Teams är ett konto som finns i en annan Office 365-miljö. Microsoft jobbar dock på att få både anonyma möten och federering att fungera framöver.

Länkarna i inbjudan leder till https://dialin.teams.microsoft.com/ (local number) https://mysettings.lync.com/pstnconferencing (reset PIN) så man kan se att namnet Lync lever kvar även i Teams.

 

När mötet är igång ser man vem som har ringt in samt får förslag på andra medlemmar i Teams som man kan lägga in i mötet. Samtalskontroller som vi är vana vid från Skype som t.ex. att stänga av microfonen för andra deltagare finns inte i nuläget.

Går du ut ur mötet och det är andra deltagare kvar så kan du se mötet i Teams-kanalen och en timer visar att mötet fortfarande pågår och du har möjlighet att hoppa in i mötet igen. När alla mötesdeltagare har gått ut ur mötet stoppas timern och mötet är stängt.

För att komma igång med Audio Conferencing så krävs det att användaren har en E1 eller E3 licens med tilläggen Audio Conferencing eller Audio Conferencing Pay-Per-Minute eller att användaren har en E5-licens.

 

Samtal i Teams

När samtalsfunktionerna rullas ut i Microsoft Teams kommer användaren att behålla sitt telefonnummer som man redan idag har i Skype Online. Så för administratören kommer man inte behöva göra någon ny konfiguration med att tilldela telefonnummer till alla användare. Användaren kommer att kunna välja själv om man vill ha in samtal i Teams eller om de ska komma till Skype-klienten, denna inställningen gör man i Teams-klienten med inställningen ”Preferred calling application”. Detta kan man även styra via en policy om man inte vill användare ska ändra det själv.

Samtalsfunktionerna kommer att visas under ”Calls” i menyn och när man öppnar samtals-fliken kommer man se en dialpad likt den man har i Skype idag, i rutan ovanför dialpad har man möjlighet att skriva in numret istället för att klicka fram numret.

 

När ett samtal kommer in så visas en toaster för varje samtal, precis som i Skype, som man svarar med Blå/Lila knapp eller lägger på med röd-knapp. Kommer det in flera samtal samtidigt staplas toasters på varandra.

Under Q2 2018 säger Microsoft att de ska kunna erbjuda full funktionalitet för samtal i Teams. Dock kommer Boss/Admin kommer inte finnas direkt i Teams men andra funktioner som man är van vid från Skype som pausa samtal eller skicka vidare samtalet till en kollega finns.

Närvaro

Ni som testat Teams och Skype kanske har märkt att statusen (Presence) som man har i Skype och Teams inte synkar mellan applikationerna. Detta är något som Microsoft har jobbat på för att man ska se samma status genom att bygga om presence i Teams. Man kommer nyttja samma funktioner som finns Skype idag så användare som använders sig av t.ex. ”Enhanced Privacy Mode” i Skype idag kommer även få den funktionen i Teams.

 

Kontaktlista

Användare i Skype Online kommer framöver kunna få över sin kontaktlista från Skype till Teams. Detta inkluderar de olika grupper som man skapat i kontaktlistan i Skype. Dock inkluderar detta inte chat-historik eller samtalshistorik utan bara kontakter.

Kontaktlistan visar dina kontakter du lagt in själv i kontaktlistan men även en sektion med ”Suggested Contacts” som visar kontakter som du ofta har kontakt med eller kontakter som finns i framtida möten som är schemalagda i din kalender.

Voicemail

Röstbrevlådan kommer användare känna igen sig ifrån Skype. Man kan spela upp meddelandet direkt i Teams-klienten, vid uppspelning kommer man kunna ändra uppspelningshastighet och dessutom få en utskrivning av vad som sägs på röstmeddelandet, troligen dröjer det innan utskrivningen fungerar på svenska.

Komma igång

Det är inte klart när Microsoft kommer att rulla ut samtalsfunktioner i Teams ännu men det kommer troligtvis ske snart, full funktionalitet kommer att finnas under Q2 2018 men redan nu har vi sett användare som i iOS-appen för Teams fått Calls-knappen.

Tyvärr för oss som är i Sverige finns det ännu inte Calling Plans med svenska nummer utan detta är endast tillgängligt för Belgien, Frankrike, Tyskland, Irland, Puerto Rico, Nederländerna, Spanien, Storbritannien och USA. Det är inte känt när Calling Plan kommer till Sverige men Microsoft jobbar troligen på det. Men som en talare uttryckte sig att det är svårare att sälja telefonnummer än vapen i vissa länder.

Audio Conferencing finns tillgängligt i Sverige och många andra länder så där går det redan idag att komma igång för Skype Online och troligen kommer Microsoft även aktivera det i Teams då det aktiveras för Preview-kunder just nu.

Har du en Skype for Business server idag utan Hybrid eller utan konton i Office 365 så kommer du i dagsläget inte kunna utnyttja dessa funktioner i Teams då det krävs att användaren ligger i Office 365 för att kunna nyttja Phone System. Har du en hybrid-lösning för Skype for Businnes kommer dina användare som ligger i Skype Online kunna utnyttja Audio Conferencing i Teams om ni aktiverar detta för användaren.

När Skype for Business Server 2019 släpps under slutet av 2018 kommer den kunna nyttja vissa funktioner i Phone System, det är oklart vilka funktioner som kommer att fungera tillsammans med Teams och Skype Server men detta återkommer vi till längre fram.

Läs mer i artikeln Skype for Business och Teams, vad är det som händer?

Linus är en av UClaritys specialister inom samarbetslösningar med fokus på Skype for Business, Teams, Microsoft Exchange och Office 365.