Lyckat samarbete i team som aldrig träffas

Lyckat samarbete i team som aldrig träffas

För mig har digitala möten varit en naturlig del av vardagen i över tio år. Jag har varit medlem i åtskilliga distribuerade/virtuella team och nätverk i flera globala organisationer.

Under denna tid har jag märkt en tydlig skillnad på mötens kvalitet och teamens sammanhållning beroende på hur väl och strukturerat det distribuerade samarbetet leds och planeras.

Förmågan att kunna arbeta oberoende av geografisk plats med kollegor och som befinner sig på andra platser i världen, i andra tidszoner, med andra modersmål och från andra kulturer har blivit obligatorisk för oss som jobbar globalt.

Samtidigt anser många som arbetar med information att alltför mycket av deras tid går åt till ”icke-produktiv” verksamhet. 70 procent av arbetstagarna anser att möten är improduktiva och 40 procent anser att ”dålig kommunikation i arbetslaget” är ett problem. (Källa: Gartner, Ovum, Microsoft)

Digitala möten införs ofta för att spara pengar och miljö, men när anställda minskar sin tid i bil, på tåg, i flygplan, väntandes på anslutningar och försenade avgångar får de inte bara mer tid över till effektivt arbete utan även till fritid att träffa familj och vänner. Det är alltså inte bara företaget som vinner på att förbättra det digitala samarbetet.

Tidigare kunde bristen på bra teknik vara en tröskel för digitala möten, men i och med att tekniken har blivit enklare och människor blir mer vana att använda den, så är detta på väg att förändras. De flesta organisationer har tillräckligt bra tekniska lösningar på plats. Idag är det människors beteenden och vanor snarare än teknik som är ett hinder för effektivt digitalt samarbete. Jag ser ofta en bristande kunskap om hur man skapar rätt förutsättningar för digitala möten, vilket skapar frustration, bristfällig kommunikation och låg samsyn inom distribuerade team. På samma sätt som vi bokar ett rum med rätt utrustning, beställer fika samt skickar ut material och mötesagenda inför ett fysiskt möte behöver man skapa rätt förutsättningar för ett digitalt möte.

Vissa förutsättningar är desamma oavsett om mötet är fysiskt eller digitalt, men en del saker skiljer sig och kräver en annan typ av förberedelser. Med rätt kunskap, enkla samarbetsverktyg, utbildningar och en gemensam vision kan ett distribuerat team bli minst lika effektivt som ett team som arbetar tillsammans på samma plats. Ett fysiskt möte i ett inledande skede är visserligen att föredra, men ett virtuellt team kan bli väl sammansvetsat även om de aldrig fått möjlighet att träffas fysiskt.

Med några små enkla knep kan du förbättra ditt digitala möte redan nu.

Som organisatör:

  • Välkomna deltagarna med namn och låt alla få komma till tals innan mötet startar. Ägna några minuter åt socialt småprat.
  • Gå ”laget runt” några gånger under mötet och alltid i samband med ett beslut. Be om en kommentar från alla och tillåt aldrig ett tyst godkännande.

Som deltagare:

  • Presentera dig med namn när du ansluter och tala om ifall du behöver lämna mötet i förväg.
  • Säg ditt namn innan du talar, det är inte säkert att alla deltagare känner igen just din röst.

Grundtanken för mig är att alla möten går att hålla digitalt. Gruppmöten, Workshops, utbildningar, seminarier, globala konferenser – ingenting är omöjligt. Det går också att coacha team till ett riktigt bra virtuellt samarbete, det gäller bara att skapa ett gemensamt synsätt och rätt förutsättningar.

Det är en förmån för mig att få hjälpa team och nätverk framåt i deras resa mot ett bättre digitalt samarbete och det är en glädje att gång på gång få se hur de lyckas. Läs mer om UClaritys utbildningar Effektiva Digitala Möten och Att leda och kommunicera på distans eller slå oss en signal om du vill veta mer om hur vi kan coacha just ditt team.